Au travail, on a souvent l’impression de passer toute la semaine en réunion. Avec le développement des technologies et l’instantanéité croissante des échanges, les relations de travail ont pris une envergure d’autant plus collaborative qu’elles rendent ces rendez-vous professionnels indispensables. Mais quelle valeur ajoutée apportent réellement ces réunions ?
Selon la définition du dictionnaire, une réunion désigne un groupe de personnes se rassemblant dans un but précis, notamment pour des discussions formelles. Dans l’imaginaire professionnel, elle s’apparente souvent à une table de réunion dans une salle impersonnelle, des participants en tailleurs et costume, et une longue et ennuyeuse présentation PowerPoint projetée sur le mur. Le lieu de travail vit actuellement des changements sans précédents, à l’image du télétravail, que 64% des salariés français affirment vouloir aujourd’hui pratiquer, selon une récente étude Randstad.
Ces évolutions modifient bien évidemment la façon de communiquer au travail et, par conséquence directe, la façon de collaborer les uns avec les autres. Mais ces changements sont-ils aussi inquiétants qu’on le pense ? Pour répondre à cette question, nous avons récemment mené une enquête auprès de 1000 employés à travers le monde pour connaître plus précisément leur comportement pendant les réunions.
A l’aide des résultats de cette enquête, voici 8 fausses idées à propos des réunions de travail que nous souhaitons aujourd’hui déconstruire :
1. On passe beaucoup trop de temps en réunion
Si certains employés passent en effet une grande partie de leur temps dans des réunions de travail, l’étude montre néanmoins que presque la moitié des répondants passent moins de 4 heures en réunion chaque semaine. Cela correspond à environ une heure ou moins de réunion par jour, ce qui n’est pas excessif.
2. Les réunions sont une “perte de temps”
Selon un stéréotype récurrent, les cadres passeraient tout leur temps en réunion et seraient incapables de faire autre chose à côté. En réalité, il n’en est rien : 89% des sondés affirment que les réunions auxquelles ils participent sont vraiment productives. Indépendamment de l’âge des répondants ou du nombre d’heures qu’ils affirment passer chaque semaine en réunion, les réponses à l’enquête placent les réunions comme un moment important de la vie de bureau.
3. Les Millennials ne sont pas à l’aise avec les réunions
Une idée reçue veut que la génération ayant grandie avec le développement des technologies éprouve une sorte de blocage à adopter des méthodes « traditionnelles » de collaboration. Pourtant, il ne semble pas y avoir de grosses différences de perceptions entre les Millenials, la Génération Y et les Baby Boomers en matière de productivité et de multitasking durant les réunions de travail, ni concernant l’assiduité des employés à distance face aux employés travaillant sur place.
4. La plupart des collaborateurs participent aux réunions avec détachement
Plus de la moitié des répondants (54%) travaillent à distance au moins une fois par semaine voire plus, mais une faible proportion d’entre eux (14% seulement) ont recours aux technologies de télétravail pour participer à des réunions à distance. Face à ce constat, il semble indispensable pour les employeurs de rendre les outils de communication de l’entreprise plus faciles à utiliser, pour encourager leurs collaborateurs à participer de façon active et totale à la vie professionnelle, même en situation de télétravail.
5. Utiliser un logiciel de téléconférence fait perdre un temps précieux
Les logiciels de téléconférence sont un atout inestimable pour les entreprises modernes. Trois répondants sur quatre sont d’accord avec le fait qu’il faut moins de 5 minutes pour utiliser cette technologie et passer un appel. En effet, les meilleurs outils du marché des télécommunications peuvent garantir aux entreprises une connectivité instantanée et sans faille. Pourtant certaines entreprises semblent avoir encore un rattrapage à faire là-dessus.
6. La plupart des employés profitent des réunions pour faire tout autre chose
Avez-vous l’habitude de consulter vos emails durant les réunions ? Seul un quart des répondants admet profiter des moments de réunion pour faire d’autres choses et accomplir d’autres tâches. Un très petit pourcentage (8%) affirme même consulter ses emails ou surfer sur les réseaux sociaux. Si vous souhaitez bannir toute distraction durant vos réunions, le conseil est d’interdire l’utilisation des smartphones et des ordinateurs portables en salle de réunion, et d’avoir recours à un logiciel de vidéo conférence pour attirer l’attention des participants.
7. Les secteurs qui passent le plus de temps en réunion sont la santé, l’administration et de l’éducation
Nous associons volontiers dans notre esprit certains secteurs jugés bureaucratiques avec l’image de réunions longues et improductives. Pourtant, selon notre étude, le nombre d’heures de réunion que passent les membres des secteurs de la santé, de l’administration et de l’éducation équivalent celui des autres professions. Indépendamment du secteur concerné, il s’agit de mettre en place une politique de réunion claire et d’utiliser les technologies les plus appropriées pour rendre les réunions aussi productives que possible.
8. Les réunions se font de la même façon à travers le monde
Savez-vous que les Australiens organisent beaucoup plus de réunions que les Américains? Ou bien que l’Europe et l’Asie comptent beaucoup plus de travailleurs à distance que l’Amérique du Nord ? Malgré ces différences, les réunions occupent toujours une place centrale dans la vie de bureau, quel que soit le pays concerné, avec une moyenne de plus de 261 heures par semaine passées en réunion. Sans cela, le travail d’équipe en pâtirait grandement. Heureusement, la technologie permet de répondre à ces besoins professionnels modernes, en apportant une flexibilité d’organisation et de gestion dans l’intérêt commun.