La fraude à la facture fournisseur est une menace réelle pour les directions financières. Les enjeux sont importants : seules quelques factures frauduleuses envoyées par mail pourraient potentiellement avoir des conséquences importantes. Différentes études révèlent que les petites et moyennes entreprises sont des cibles privilégiées pour la fraude aux factures. Environ 30 % de ces entreprises ne sont même pas conscientes du risque. Mais les grandes entreprises ne sont pas non plus à l’abri. Amazon, par exemple, a récemment été victime d'une fraude de facture de 19 millions de dollars. La crise sanitaire du COVID-19 n’arrange rien et va même accroitre les risques qui pèsent sur les services comptabilité fournisseurs.
Qu'est-ce que la fraude à la facture fournisseur ?
La fraude à la facture fournisseur implique toute activité frauduleuse qui tourne autour des factures fournisseurs. Cela se produit généralement lorsque des fraudeurs se font passer pour le fournisseur d'une entreprise pour inciter les clients à envoyer un paiement sur leurs comptes bancaires plutôt que sur celui du fournisseur.
Ces escroqueries sont de différents niveaux. Par exemple, les fraudeurs peuvent simplement envoyer par la poste de fausses factures qui imitent celles d’un fournisseur dans l’espoir qu’elles seront payées par erreur. Une autre méthode, plus sophistiquée, permet aux criminels de pirater le système de messagerie d'un fournisseur d'une entreprise. Cela leur permet de créer et d'envoyer des factures à partir d'une adresse e-mail ou d'un compte légitime. Ces attaques sont difficiles à repérer et peuvent entraîner le paiement de nombreuses factures frauduleuses. Les fraudeurs peuvent également se faire passer pour un fournisseur en demandant que leurs coordonnées bancaires soient modifiées dans l'ERP. De cette façon, chaque facture légitime émise par le vendeur sera payée sur les comptes des fraudeurs, au moins jusqu'à ce que le problème soit détecté.
10 façons d'atténuer le risque de fraude sur les factures fournisseurs
Voici dix points clés que chaque Direction financière peut s’approprier pour atténuer le risque d'être victime d'une fraude à la facture fournisseur :
1. Examiner chaque facture
La plupart des services de comptabilité fournisseurs sont surchargés, mais cela ne devrait pas les empêcher de vérifier avec diligence chaque facture qu'ils approuvent. Les équipes doivent porter une attention particulière au nom des fournisseurs, aux coordonnées, aux numéros de facture, au montant facturé, aux numéros de compte et aux coordonnées bancaires.
2. Faire un recoupement systématique
Faire correspondre la facture au bon de commande est un excellent moyen pour les services de comptabilité fournisseurs d'arrêter de payer des factures illégitimes.
3. Vérifier les modifications apportées pour les paiements
Les services comptabilité fournisseurs ne doivent jamais modifier les détails de paiement d'un fournisseur à partir d'un seul appel téléphonique. Ils doivent mettre en place un processus en plusieurs étapes pour valider la demande : effectuer une confirmation par e-mail et vérifier avec un contre appel téléphonique.
4. Identifier les comportements suspects
La plupart des transactions B2B suivent un modèle spécifique. Par exemple, certains fournisseurs émettront probablement un certain nombre de factures par mois. Les équipes doivent donc vérifier par un coup de téléphone si soudainement la périodicité des factures changeait, ou si ces factures sont d'un montant anormalement élevé.
5. Vérifier les déclarations des fournisseurs
Les services de comptabilité fournisseurs doivent toujours vérifier les relevés des fournisseurs lorsqu'ils arrivent. De cette façon, ils peuvent vérifier que tous les paiements ont été effectués comme ils le devraient.
6. Porter une attention particulière aux gros paiements
Les gros paiements nécessitent toujours une attention particulière. Avant de les payer, les clients doivent échanger avec le fournisseur pour s’assurer qu’il crédite le bon compte.
7. Envoyer une confirmation de paiement aux vendeurs
Les services de comptabilité fournisseurs doivent toujours informer leurs points de contact de leur paiement. De cette façon, il est possible de vérifier si le paiement a été réalisé sur le bon compte.
8. Réconciliation les paiements régulièrement
Les équipes de comptabilité fournisseurs doivent régulièrement réconcilier leurs paiements en alignant les dépenses sur le budget et en repérant toute irrégularité.
9. Ne pas laisser les factures s’accumuler
Le traitement rapide des factures est essentiel pour éviter que des factures frauduleuses soient échangées par mail. En effet, lorsque les équipes de comptabilité fournisseurs laissent les factures s'accumuler, il est tentant de se précipiter et de leur accorder moins d'attention.
10. Ne pas interrompre ses processus
Lorsqu'un fournisseur demande un paiement immédiat, il peut être tentant d’adapter son processus de traitement pour le satisfaire. Les services comptabilité fournisseurs ne devraient jamais faire cela. Au lieu de cela, ils doivent expliquer au fournisseur qu'ils traiteront leur facture le plus rapidement possible et suivront leur processus standard.
Même en suivant toutes ces étapes, il y a toujours un risque que les fraudeurs passent à travers le filet. Surtout lorsque les comptes fournisseurs concernent des processus papiers et manuels. Il est donc nécessaire pour les équipes de comptabilité fournisseurs d’abandonner le papier et de commencer à travailler avec leurs fournisseurs de manière numérique. Quand ils le font, ils peuvent utiliser la facturation électronique pour soulager leur service comptabilité fournisseur et l’assister dans le traitement de ses opérations. Au final, tous ces éléments sont un moyen efficace de lutter efficacement contre la fraude aux factures.