Comment décririez-vous votre dernière réunion ? Productive ? Utile ? Ou plutôt une perte de temps ? ?
Selon une étude du cabinet Perfony, les cadres passeraient en moyenne seize ans de leur vie en réunion. Par ailleurs, aux États-Unis, on compte environ onze millions de réunions d’affaire par jour et on estime que 37% du temps de travail des employés est passé en réunion et ce pourcentage ne fera qu'augmenter étant donné que le nombre de réunions au sein des organisations de taille moyenne est en hausse constante.
?L’aspect positif est que les réunions favorisent la collaboration et peuvent être le moyen le plus efficace pour le partage des informations vitales. D’un autre côté, beaucoup considère que ces réunions, que ce soit en personne ou par conférence téléphonique, rendent tout simplement le travail plus difficile à accomplir.
?Mais cela peut être changé. Nous avons identifié 9 actions que vous pouvez mettre en place pour vous assurer que les réunions répondent à vos objectifs sans empêcher les participants de satisfaire les leurs :
?1. Envoyez un ordre du jour au moins deux heures avant la réunion
?La principale cause d’une réunion inintéressante est l'absence d'ordre du jour. Un bon programme définira les sujets à couvrir, les objectifs, les participants obligatoires, les matériaux nécessaires, et un début et une fin.
?2. Adoptez la technologie de vidéoconférence ou de web conférence
?Même si vous ne disposez pas de matériel à partager, la plupart des outils de conférence vous permettra d'afficher l'ordre du jour comme un rappel visuel des activités de réunion. Ces outils fournissent aussi un moyen facile et sans interruption pour les participants de « faire la queue » pour poser des questions.
?3. Commencez la réunion à l'heure?
Le fait d’attendre les participants retardataires pénalise ceux arrivés à l'heure. Il faut éviter de retarder le début de la réunion de plus de quelques minutes. Les retardataires peuvent lire les notes ou la transcription de ce qu'ils ont manqué.?
4. Présentez les participants et leurs rôles?
En tant que leader de réunion, vous devez faire savoir à tout le monde qui sont les différents participants ou vous pouvez laisser les participants se présenter eux-mêmes avec un bref aperçu de leurs rôles et de leurs responsabilités.
5. Fermez les autres applications et appareils
?E-mail, messagerie instantanée et Internet sont source de distraction. Demandez à ce que les participants n’utilisent pas leurs appareils mobiles ou d'autres applications durant la réunion ou la conférence téléphonique. En tant que leader, surtout si vous partagez votre bureau, fermez les autres applications.
6. Orientez la discussion?
Lorsque la conversation s’éloigne trop du sujet ou de l'ordre du jour de la réunion, recentrez la discussion sur la question principale et abordez tous les points pertinents soulevés pour de futures discussions. Être trop poli envers les personnes qui détournent une réunion ne fera que rendre cette réunion moins productive. ?
7. Soyez conscient du temps?
Marquez la fin de la première moitié de la réunion et indiquez quand il reste 10 minutes avant la fin de la réunion. Cela permettra de garder la réunion sur la bonne voie et rappeler aux participants de ce qui doit encore être accompli.
?8. Finissez avec un compte-rendu de la réunion?
Identifiez si les objectifs ont été atteints, définissez les prochaines étapes, et attribuez à chacun les prochaines tâches à faire.?
9. Prenez des notes ?
Pendant l'appel, prenez des notes. Ensuite, résumez et distribuez les à tous les participants (dans les 24 heures !). Certaines solutions de conférence vous permettent d'enregistrer une réunion et de la transcrire. Envoyez ce lien aux participants en plus de vos notes de réunion. ?
Vos réunions sont le reflet de vos compétences en leadership. La création de l'ordre du jour, le résumé des notes et l'envoi d’emails de suivi montre à vos collaborateurs que vous êtes investi dans le succès de la réunion (et respectueux de leur temps). Diriger la conversation et intervenir en cas de besoin est un talent apprécié par tout le monde. Si vous suivez ces suggestions, vous rendrez vos réunions plus efficaces et cela vous permettra de vous assurez que les idées et les plans discutés produisent des résultats concrets.