L’accès aux données électroniques peut se faire moyennant un login/mot de passe qui définit le contenu accessible par les uns et les autres. Il convient de réglementer le droit d’accès aux informations : qui peut les visualiser, qui peut les récupérer pour son usage, qui peut les modifier en cours de vie.
Ainsi, de la même façon qu’une marchandise se présente tantôt dans son carton d’emballage, tantôt sur une palette ou dans un conteneur, une donnée sera incluse dans un segment plus ou moins étendu suivant celui auquel elle sera communiquée. Moins de ressaisies génère moins de sources d’erreur donc une plus grande fiabilité dans l’utilisation de la donnée. En effet, le contenu d’un document papier ou simplement scanné doit être saisi par un opérateur dans l’outil de traitement qui requiert cette information (l’outil douanier par exemple).
Mais l’avantage principal de la dématérialisation est bien entendu la rapidité de communication de l’information d’un point à un autre du globe. Une rapidité qui permet d’anticiper. Si vous êtes en possession des données de facturation, de colisage et de transport dès le départ des marchandises de l’étranger, vous pouvez automatiser le traitement de vos opérations douanières et anticiper la soumission de votre déclaration.
Vous bénéficierez ainsi lors de l’arrivée, d’une libération plus rapide et donc d’une meilleure fluidité de vos approvisionnements. Et cette information n’est pas que douanière : une fois appréhendée par votre système informatique, elle va pouvoir alimenter également d’autres chaines de traitement. En cours d’acheminement, de la même façon, ces informations vont être utiles aux intervenants de la chaine logistique pour faciliter le déroulement des formalités de sortie du pays de départ, de réservation de fret, de chargement à bord, de mise en oeuvre des règlements de sécurité etc…..
Il serait cependant illusoire de croire que toute information est bonne à transmettre… Que chacun peut formater celle-ci librement. Il faudra bien entendu respecter un minimum de normes, s’appuyer sur les standards définis par l’UN CEFACT [Facilitation des Procédures Commerciales et le Commerce Electronique NDLR] et l’OMD [Organisation Mondiale des Douanes NDLR] . Mais aussi faire preuve avant tout d’un pragmatisme dont certaines normes sont parfois dénuées.
En conclusion, il ne peut s’agir de faire du point à point entre les différents acteurs, en raison de la multiplicité et la variété des systèmes en place. Il s’agit de constituer un chapeau universel permettant de relayer l’information entre les acteurs de la chaine internationale administrations comprises. Plutôt que d’acheminement des données, on pourrait parler de mise à disposition des données par les différents intervenants aux autres.
Il faudra un certain temps pour que cela devienne une réalité de la vie courante. Le phénomène contraignant de la réglementation viendra peut-être apporter un petit coup de pouce, mais l’aboutissement d’un tel processus dépend maintenant de la volonté individuelle des entreprises qui interviennent à tous les niveaux du commerce international et peuvent tirer profit d’une telle évolution.
Pour notre part, nous avons dès à présent inscrit un tel projet dans notre stratégie de développement. Il nous reste à convaincre les opérateurs des avantages d’une telle démarche pour l’optimisation de leurs flux logistiques internationaux.