Les entreprises, tous secteurs d’activités confondus, entament ou poursuivent leur processus de dématérialisation. Après ces derniers mois inédits, elles ont bien compris que c’était une condition essentielle de leur survie. Parallèlement, elles ont l’obligation légale de conserver des documents, parfois même plusieurs milliers, pour des raisons juridiques (nécessité de disposer de preuves en cas de litiges ou de contrôles de l’administration fiscale) pendant les durées de prescription légale qui leurs sont imposées en raison de la nature de leur activité.
Dans ce cadre, elles sont nombreuses à devoir mettre en place un dispositif permettant de créer des copies fiables. Quelle est la réglementation en vigueur ? Dans quelles circonstances utiliser une copie fiable ?
Une utilisation facile à justifier
Une copie fiable est la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Concrètement, une fois qu’une copie fiable a été réalisée sous forme numérique, les entreprises n'ont plus besoin de conserver les originaux au format papier.
L’article 1379 du Code civil indique qu’une copie fiable a une force probante identique à celle du document original. Si la fiabilité est laissée à l’appréciation du juge, le décret précédemment évoqué précise quant à lui les procédés techniques permettant de présumer la fiabilité de la copie numérique réalisée, c'est-à-dire sa fidélité à l'original et son incorruptibilité tels que l’horodatage, la signature et le cachet électroniques.
La signature électronique garantit l’identification des signataires et l’intégrité du document signé grâce à un service d’horodatage qualifié inclus dans chaque signature et apporte une date et une heure de référence universelle (UTC) aux documents utilisés dans le cadre d’échanges électroniques. Le service de cachet électronique permet quant à lui aux entreprises de garantir l’origine de l’émetteur du document et l’intégrité d’un document grâce au service d’horodatage qualifié. L’horodatage qualifié permet ainsi de disposer d’une présomption d’intégrité des copies numériques, entrainant ainsi un renversement de la charge de la preuve. Dès lors, une personne mettant en cause une copie fiable devant un tribunal devra apporter la preuve de sa non-intégrité pour s’y opposer.
Par ailleurs, les copies fiables doivent être conservées dans des conditions assurant la non altération de leur forme ou de leur contenu (principe d’intégrité).
Un processus à suivre
En ce qui concerne la dématérialisation des factures fournisseurs et clients, conformément à l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales, de l’émission de la facture à sa numérisation, l’administration fiscale veut connaître l’identité de l’émetteur et avoir la garantie que ses données n’ont pas été altérées. Pour y répondre, le BOFiP (Bulletin Officiel des Finances Publiques) impose de numériser la facture papier dans les délais les plus courts à sa réception et d’en attester la date grâce à un système d’horodatage. Ce sceau électronique apporte la preuve irréfutable que le document n’a pas été altéré depuis sa numérisation. Le BOFiP exige par ailleurs que l’horodatage se double d’un dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL), qui peut être : un cachet électronique et une signature électronique.
Le processus de dématérialisation des notes de frais doit respecter les exigences de l’Urssaf et de l’administration fiscale. Il est en effet indispensable de pouvoir prouver que les justificatifs ont bien été numérisés dans des conditions garantissant leur fiabilité par rapport à la version papier.
Une signature électronique ou un cachet électronique doivent notamment être apposés sur le document, qui doit également être horodaté. Dans les deux cas, un certificat électronique permettant d’identifier la personne physique ou morale est nécessaire.
La copie fiable est plus largement applicable à tous les actes de la vie courante d’une entreprise : documents légaux, contrats (fournisseurs, clients, de travail), devis, bons de commande…