L'intelligence artificielle est un excellent exemple d'une technologie considérée comme mystérieuse. Les professionnels de l’IT contribuent à entretenir cette perception, se référant souvent à l'IA comme une « boîte noire ». Ainsi, au lieu de voir l’IA comme un « simple outil », elle devient hégémonique et toute puissante. Les organisations doivent changer leur façon de concevoir l'IA. Utilisée correctement, c'est un outil incroyablement puissant qui offrira de nouvelles perspectives à ses utilisateurs.
Ce que l'IA fait de mieux
L'intelligence artificielle n’est pas toujours aisément accessible, c'est pourquoi de nombreuses organisations supposent qu'elle devrait être principalement déployée sur les projets les plus importants. Et bien que l'IA puisse apporter des avantages importants, elle ne peut répondre à tous les projets.
La facturation est une activité où l'IA peut apporter un avantage significatif et stratégique. Le traitement des factures est une tâche fastidieuse. Un rapport récent a estimé que 23 % de toutes les factures contiennent une erreur nécessitant un examen et un retraitement manuels, les raisons allant d'un décalage entre la facture et le bon de commande (PO) à des erreurs de numérotation de facture. Les équipes des comptes fournisseurs (AP) passent généralement un quart de leur temps à rechercher et à corriger les erreurs de facture. En fait, environ 81 % de toutes les factures nécessitent une intervention manuelle.
Certaines entreprises pourraient considérer cette situation comme une fatalité alors que d’autres pourraient vouloir automatiser l'ensemble du processus de traitement de chaque facture. Aucune de ces deux approches n'a de sens. Les entreprises doivent trouver l'équilibre entre l'homme et la machine, en s'assurant que chacun se complète afin que l'automatisation ne se fasse pas au détriment de la précision.
Garder le contrôle
L'intelligence artificielle n’est efficace que dans la mesure où elle est correctement « alimentée » et guidée afin de traiter des tâches sensibles comme la gestion de factures.
Une tâche « robotique » parfaite pour l'IA consiste à effectuer une correspondance de ligne entre la facture et le bon de commande. Ce sont des exemples faciles à enseigner. Pendant les deux premiers mois, un collaborateur contrôlera que les tâches sont bien exécutées avant de laisser l’IA traiter seule les opérations à venir. De plus, il est possible de définir le niveau d’autonomie laissé à l’IA, l’idée est tout simplement de trouver un juste milieu, adapté à son organisation, et qui allie sécurité, performance et productivité.
Un pas de plus vers l’automatisation
Une fois que l’on estime pouvoir faire confiance à l'IA pour effectuer une tâche avec précision, il est possible de passer au niveau supérieur : évoluer de l'intelligence artificielle vers l'automatisation. Pour prendre un exemple lié à la facturation, lorsque l'IA a été testée, et paramétrée, elle permet aux organisations de mettre en œuvre un traitement direct. Cela signifie qu'à partir du moment où une facture est reçue, l'IA cartographie les documents et trouve une correspondance avec le bon de commande associé. Tout se fait de manière transparente. Lorsque l’on atteint ce niveau de qualité, il est possible d’accéder à de vrais avantages. Ainsi, la conjugaison de l'IA et de l'automatisation permet de réduire le coût de traitement des factures et le temps de traitement moyen. Mais les avantages ne s'arrêtent pas là. Lorsque l’on maitrise l'IA, il est possible de supprimer le processus d'approbation de certaines opérations récurrentes ou de faible valeur. Il est possible d'analyser de grandes quantités de données et de détecter des anomalies qui pourraient passer inaperçues si les opérations étaient réalisées manuellement.