Comment réduire les frais des voyages d'affaires ?

Le retour des déplacements a permis aux entreprises de renouer le contact physique avec d’anciens et nouveaux clients. Mais la facture qui accompagne ces réalisations peut parfois être trop importante. Il est donc crucial de bien gérer les frais des voyages d’affaires, afin qu’ils ne viennent pas creuser le budget de l’entreprise. Voici quelques conseils pratiques pour y arriver.

Réduire les frais de transport

Bien que ce ne soit pas la première dépense en termes de frais globaux, le coût des transports représente une part importante du budget alloué à ceux qui voyagent par affaires, dans l’entreprise. On pense évidemment aux billets d’avion, mais il y a d’autres frais dont on tient rarement compte et qui font grimper la facture. Par exemple, le coût du stationnement à l’aéroport.

Trop de gens d’affaires ne prennent pas le temps de trouver un parking moins cher, mais tout aussi pratique, que celui de l’aéroport. Pourtant, il existe aujourd’hui une application qui permet de découvrir tous ceux qui se trouvent autour, et qui possèdent une navette gratuite pour le terminal. Voici un exemple de parking aéroport Nice pas cher qui aide à comprendre le fonctionnement et qui permettra d’économiser. Le second poste de transport à bien gérer est la location de voiture à la destination. On réglera le problème en prenant un accord avec une entreprise spécialisée dans le domaine, afin de réduire les coûts.

Privilégier les B&B et les logements aux hôtels

Certaines personnes ne sauraient se passer de leur chambre d’hôtel. Cependant, elles sont souvent plus cher qu’une chambre dans un B&B ou dans un logement de type Airbnb. Il faut encourager les employés en déplacement à modifier leurs habitudes. Une fois que cela est fait, ils seront nombreux à remercier le directeur ayant pris la décision, car retrouver un logement que l’on connaît déjà, lorsque l’on voyage fréquemment sur la même destination, nous permet d’être beaucoup plus efficace au niveau travail sur place. Il restera toujours des irréductibles des hôtels, mais alors ceux-ci devraient être amenés à réduire ceux-ci d’une étoile, ce qui sauverait beaucoup d’argent à l’entreprise.

Désigner un responsable de toutes les dépenses de voyage

Ce ne sera certainement pas la décision la plus acclamée par ceux qui voyagent dans l’entreprise, mais certainement celle qui permettra d’économiser le plus. Cela permet aussi un équilibre entre tous les employés qui ont à se déplacer, car ils auront tous droit aux mêmes types de services durant leurs déplacements. Dans un tel cas, il est préférable de trouver une personne qui s’y connaît, en ce qui concerne l’utilisation des moteurs de recherche sur les voyages. Utiliser un outil tel que Kayak ou encore Booking peut permettre de trouver des meilleurs prix sur les vols et/ou l’hébergement. De plus, Booking offre des réductions pour ceux qui voyagent fréquemment.  

Au final, c’est la politique adoptée par l’entreprise qui permettra de réduire les frais de déplacement. En obligeant les employés à suivre les conseils mentionnés ci-haut, la société économisera grandement sur tous les coûts reliés aux voyages, et elle pourra ensuite redéployer ces sommes sur d’autres départements qui en ont besoin.   


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