Dans un contexte de plus en plus concurrentiel, il est important que l’organisation de l’entreprise subisse plusieurs changements pour qu’elle puisse maintenir sa place sur le marché. Mais ces changements ne peuvent pas se faire sans une feuille de route claire et précise qui définit les objectifs à atteindre sur le moyen et le long terme, la GPEC, Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences. C’est un outil qui permet à l’équipe dirigeante, aux différents managers métiers ainsi qu’au DRH de mener à bien toutes les réformes qui sont entreprises tout en préservant une bonne communication et une bonne cohésion au sein de l’entreprise. Vous désirez la mettre en place dans votre organisation ? Voici une checklist qui vous permettra de choisir votre outil GPEC.
Généralités sur la GPEC
La GPEC est un outil émanant de la fonction RH de l’entreprise qui a pour principal objectif la gestion préventive de l’emploi. En tant que Directeur des Ressources Humaines, elle vous permet d’anticiper sur la planification stratégique de l’entreprise, d’évaluer les différentes compétences existantes et de définir celles qui seront nécessaires dans le futur. C’est un élément d’aide à la prise de décision intègre également des éléments liés à la formation, à la mobilité et au recrutement.
5 principaux outils permettent de le mettre en place : la description de poste, les entretiens d’évaluation, les entretiens professionnels et la formation.
La description de poste
Elle consiste essentiellement à faire le point des différentes compétences requises pour l’occupation d’une fonction ou d’un poste. Elle clarifie les rôles à jouer par chaque salarié et les responsabilités qui incombent à chaque position. Mais attention, ici il ne s’agit pas d’un portrait de candidat recherché pour un poste, mais plutôt d’un inventaire des missions et des tâches qui sont liées à une fonction. La description de poste présente également la hiérarchie à laquelle l’occupant de ce poste est soumis.
Cet outil vous permettra de faire une bonne orientation des futurs collaborateurs et de définir l’évolution des salariés dans leur carrière.
Les entretiens d’évaluation
Lorsqu’ils sont réalisés dans la perspective de la GPEC, les entretiens d’évaluation permettent d’évaluer le niveau de compétence actuel du salarié afin de le comparer aux attentes qui sont liées au poste qu’il occupe. Généralement, ils sont organisés une fois par an et permettent d’aboutir à des conclusions objectives sur les possibilités d’évolution de chaque poste (ou des personnes qui les occupent actuellement) et des éventuels besoins de formation. Ils vous permettront également d’évaluer la politique de rémunération au sein de l’entreprise et d’être plus objectif dans les prises de décision liées aux demandes d’augmentation. Vous aurez beaucoup plus d’éléments de jugement pour reconnaître le mérite de chaque collaborateur.
Les entretiens professionnels
Les entretiens professionnels vous permettent de discuter avec chaque salarié à propos de son parcours dans l’entreprise et aux différentes perspectives liées à sa carrière. Ils sont nettement différents des entretiens d’évaluation et doivent se dérouler dans une atmosphère plus décontractée pour permettre au salarié de s’ouvrir. Vous aborderez avec lui plusieurs questions liées à sa mobilité interne, à l’évolution de son poste, à d’éventuelles opportunités de promotion, etc. Vous pourriez également lui proposer quelques formations qui lui permettront de réaliser ses projets. L'objectif est de vous assurer de son bien-être au travail et d’augmenter en lui la fierté d’appartenir à l’entreprise.
Le référentiel de compétences
Le référentiel de compétences est un outil GPEC qui présente une description complète des responsabilités managériales, des responsabilités techniques de métiers en termes de compétences de connaissances et de savoir-être. Ce document représente un lien stratégique entre les objectifs fixés par les dirigeants de l’entreprise et les compétences des collaborateurs. Les managers peuvent s’en servir pour analyser les capacités de son équipe et définir les éventuels besoins de formation. Quant aux collaborateurs, ils s’en servent pour se situer par rapport à leur carrière et aux différentes possibilités d’évolution qui s’offrent à eux.
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La formation
Le plan de formation est établi en fonction des différents besoins qui ont été précédemment détectés. La GPEC vous permet d’établir la liste exhaustive des personnes et des postes pour lesquels l’entreprise devra investir en formation pour le développement de leurs compétences ou pour faciliter leur reconversion. Parmi les actions de formation à mettre en place, il y a le partage d’expériences, le tutorat, les stages, les formations à distance, etc.
Pour les managers, il s’agira de les outiller de sorte à améliorer et à homogénéiser leurs pratiques de management en tenant compte de l’ossature des compétences qu’ils ont sous leur responsabilité.