Indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise et véritable outil de pilotage, le SIRH est un environnement indispensable à déployer. Si ce dernier est largement mis en œuvre, il est pourtant encore trop souvent sous-exploité. Voici les 5 principaux freins à son utilisation.
Entreprise : les grands freins à l’adoption du SIRH
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Publié le 7 octobre 2024 à 6h00
50%L'adoption d'outils SIRH réduit en moyenne de moitié le temps consacré à la gestion de tâches administratives. (Shortways)
Une mauvaise approche de la conduite du changement
La résistance au changement est le premier frein à l’adoption. Il s’agit bien sûr d’un classique, connu de tous. Qui dit adoption, dit conduite du changement pour dépasser les résistances. Mais l’on s’aperçoit que le sujet de l’accompagnement au changement n’est pas toujours bien traité, alors que la problématique est connue depuis bien des années. L’accompagnement au changement est pourtant en première ligne des dépriorisations dans certains projets, alors que nombre d’entreprises s’accordent à dire qu’il est essentiel et devrait au contraire être priorisé et se voir attribuer plus de budget et de ressources. Au-delà de l’outil, ce sont d’abord les processus métiers RH qu’il faut faire adopter.
Un manque de volonté au changement
La résistance au changement est un frein observé dans tous les projets. Il faut porter notre attention sur les personnes présentes avant le changement et qui vont le subir en voyant leurs habitudes modifiées. Ainsi, enlever toute résistance liée au passage au digital et éviter le fameux “C’était mieux avant“. De plus, on constate un degré supérieur de résistance : un manque de volonté à changer, voire un refus catégorique de le faire. Pour quelles raisons ? Cela expliquerait peut-être une tendance/déformation d’aller vers le support plutôt qu’une conduite du changement complète. Cependant, la raison du manque de temps dissimule dans certains cas un manque de volonté à prendre ce temps pour changer ses pratiques et bénéficier de la valeur ajoutée du nouvel outil. Enfin, la nécessité d’un leadership pour insuffler le changement, en particulier dans les organisations décentralisées, est nécessaire et souvent sous-évaluée.
Une appétence au digital disparate
Le manque d’appétence au digital, c’est-à-dire l’attrait et l’aisance des utilisateurs vis-à-vis des outils digitaux, est identifié comme un facteur freinant l’adoption des solutions SIRH. Un constat est posé : les résistances à la digitalisation des processus de travail sont portées par une grande diversité de collaborateurs, managers compris. Le manque d’appétence du manager a naturellement un impact plus important, car il devrait être le moteur du changement auprès de ses équipes. Cette appétence n’est pas toujours corrélée à la pyramide des âges. D’autres pistes sont aussi à prendre en compte : la maîtrise du français et l’illectronisme, c’est-à-dire le manque de connaissances quant au fonctionnement des outils informatiques.
Un manque d’implication des parties prenantes dans les projets
Pour réussir l’adoption d’un nouvel outil RH, une collaboration étroite entre les équipes SIRH, RH et les utilisateurs finaux est indispensable. L’objectif est de bien comprendre les besoins des différentes parties prenantes afin de maximiser les bénéfices apportés par les nouvelles technologies, tout en réduisant les réticences et en garantissant une expérience utilisateur satisfaisante. À l’inverse, la sous-implication des parties prenantes constitue un frein majeur à l’adoption. Cela se traduit par une absence de prise en compte des besoins réels, aboutissant à des outils peu performants pour les utilisateurs finaux. N’ayant pas été consultés ni écoutés, mais contraints d’utiliser ces outils, ils seront frustrés, insatisfaits et ne les adopteront que partiellement. Rappelons ici que le verbe “adopter” vient du latin “adoptare” qui signifie “choisir”. Imposer un choix d’outil est contradictoire avec cette volonté d’adoption.
Notons aussi que l’acceptation du changement dépend des pairs. Les utilisateurs ambassadeurs et relais des bonnes pratiques doivent être informés de leur rôle et impliqués suffisamment en amont. Les équipes RH métiers et les managers jouent également un rôle crucial dans l’adoption du SIRH. Ils sont des relais locaux essentiels pour diffuser les formations et les messages à leurs équipes, répondre à leurs questions suite aux formations, et ce, en complément des dispositifs déjà mis à leur disposition.
Une défaillance de paramétrage des outils
Il existe aussi des freins liés à l’adoption, inhérents aux outils SIRH eux-mêmes. Au-delà d’un manque de simplicité, d’intuitivité ou de la présence de limitations technico-fonctionnelles des outils, un décalage est observé entre les objectifs escomptés et les résultats réellement obtenus avec les solutions.Cet écart pourrait s’expliquer par des études de choix d’outils menées de manière trop superficielle, ou par le non-respect des promesses formulées par les éditeurs. À noter que les rapports de force dans l’organisation ne sont pas propices à des choix optimisés. Le paramétrage de la solution choisie est également un point essentiel. Copier-coller les paramétrages de l’ancien outil sur le nouveau aboutit rarement à un bon choix, l’objectif numéro un d’un changement applicatif étant pourtant d’apporter des améliorations. Le résultat sera sans appel : les outils ne seront pas en phase avec les besoins du métier ou les spécificités de l’organisation. Ces décalages mèneront à des reparamétrages chronophages et coûteux. La confiance en l’outil ne sera pas au rendez-vous du fait de sa non-performance. Parfois, dans des phases de post-démarrage, des anomalies ou bugs peuvent apparaître. Cela va ralentir l’exécution des processus par les utilisateurs et contribuer à l’insatisfaction et à une mauvaise adoption.
Pour lever les freins et sécuriser l’adoption du SIRH et des processus, il est donc fondamental de bénéficier d’un accompagnement au changement préparé et renforcé, d’améliorer en continu l’outil, car le projet ne s’arrête pas au déploiement et d’intégrer une couche d’IA dans son projet qui permettra de gagner en pertinence et en performance.