En cette période de clôture fiscale, les experts-comptables sont sur tous les fronts. C’est un fait établi, le premier semestre et en particulier la période de mars à mai est « La Période » de surcharge pour les professions comptables.
Accompagner ses collaborateurs lors des surcharge de travail
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Publié le 20 avril 2024 à 8h30
34%34% des salariés seraient en burn-out
Dates de clôtures décalées, dossiers à rendre, documents à déposer aux impôts pour le 18 mai … Autant d’éléments qui contribuent à faire de l’emploi du temps des experts-comptables un jour sans fin, et ce durant plusieurs mois. Comment accompagner au mieux ses collaborateurs ?
COMMENT LA PÉRIODE FISCALE EST-ELLE VÉCUE DANS LES CABINETS ?
Cette fameuse période mobilise l’ensemble des collaborateurs, chacun à son niveau : le pôle tenu bien évidemment pour préparer la saisie des dossiers et le suivi des demandes d’information, les réviseurs pour effectuer les bilans comptables, les cadres pour les supervisions et les rendez-vous et enfin l’expert-comptable pour non seulement gérer les rendez-vous sur son propre portefeuille mais aussi pour viser chacun des dossiers tout en maintenant la gestion du cabinet et du personnel.
Sans oublier le personnel administratif qui réalise les envois EDI (Échanges des Données Informatisées : ou transmissions électroniques des déclarations à partir des fichiers comptables) et les plaquettes à remettre aux clients.
COMMENT PEUT-ON Y RÉPONDRE ?
Prévention ? Gestion des tâches ?... Le maître-mot est bien l’anticipation ! Comment ? En demandant les éléments aux clients le plus tôt possible. Mais ce n’est pas tout, pour notre experte, la mise en place d’un planning commun et partagé permet également de faire le point sur l’avancement des dossiers lors de chaque réunion et d’avancer en équipe.
SURCHARGE DE TRAVAIL : COMMENT AIDER SES COLLABORATEURS ?
Même si nous essayons d’anticiper au maximum, il est difficile de parvenir à aider ses collaborateurs en amont car nous avons des bilans en date de clôture sur le 4ème trimestre à réaliser également.
Durant cette grosse période, c’est le suivi régulier de la liste des dossiers qui va nous permettre de nous assurer que les collaborateurs ont bien planifié les actions sur leurs dossiers et qu’ils ont bien reçu les informations attendues de leurs clients (c’est la cause numéro une des retards). Et là ; l’expert-comptable et ses équipes se retrouvent alors avec une masse réellement conséquente de dossiers à traiter en un temps réduit.
Au regard de la liste des dossiers en cours, on arrive aussi à détecter les retards de traitement.
Mais, le plus gros risque reste la pression que se mettent eux-mêmes les collaborateurs et ce stress peut altérer leur santé mentale car le plus souvent, ils n’en parlent pas.
Il faut donc être vigilant en tant que manager, comme en tant que collègue et ne pas hésiter à intervenir auprès du collaborateur qu’on sent fragilisé par la situation. Il est primordial de libérer la parole à ce sujet pour s’épauler dans ces cas-là.
LES BONS CONSEILS DE LA DIRECTRICE D’UN CABINET D’EXPERTISE-COMPTABLE
Je ne connais pas les méthodes des autres bureaux mais je pense qu’à la marge nous avons à peu près tous le même système de fonctionnement. Il faut donc parvenir à anticiper le plus possible. Je dis souvent à mon équipe de ne pas hésiter à nous faire remonter tout problème rencontré et surtout ne pas attendre. Il est primordial pour moi que nous anticipions et ne découvrions pas des soucis ou des dossiers en retard les derniers jours avant la date limite de dépôt.
Il est aussi primordial de mettre en place des outils de gestion partagés.
A mon sens il est important de pointer les dossiers très régulièrement pour s’assurer de la bonne répartition des charges de travail et du suivi des éventuels clients qui ne répondent pas.
Il faut également être particulièrement attentif au stress subi par les collaborateurs durant cette période.
Il faut aussi savoir demander de l’aide et être solidaire : lors d’une grosse surcharge ou de retard, au cabinet, par chance l’équipe est solidaire et nous allons quasi tous reprendre des dossiers pour avancer, comme certains me disent « nous sommes une équipe ».
Enfin, je prône de nous ménager des temps ensemble et nous organisons à la fin de la période fiscale un grand repas d’équipe.
Le vrai retour à la normal arrive généralement vers mi-juillet et il vrai qu’ensuite, tout le monde est ravi de pouvoir enfin partir en congés d’été…. même si nous sommes vite rattrapés par de nouvelles échéances !