L’automatisation pour tous : 6 clés de succès incontournables

Mais si les projets d'automatisation se multiplient, certaines entreprises ont encore du mal à généraliser ces technologies.
Démocratiser l'automatisation passe nécessairement par la formation des équipes, chaque collaborateur pouvant ainsi œuvrer à l'amélioration des aspects les plus ingrats de son travail. Pour une transformation réussie, il est conseillé de laisser l'automatisation être pilotée, non pas par un service défini, mais par les employés, ce qui leur profitera autant qu'à l'entreprise dans son ensemble.

S'il est essentiel de choisir une plateforme d'automatisation que les employés trouvent facile à utiliser et qui offre une grande diversité de fonctionnalités, cela ne fait pas tout. Voici les six clés d'une automatisation réussie en entreprise.

1. Désigner un leader pour mener la transition

Historiquement, l'automatisation a été intégrée et cloisonnée dans diverses unités au sein de l'organisation.
Néanmoins, pour la démocratiser/ généraliser dans l'ensemble de l’entreprise, il est nécessaire de faire appel à un champion, un véritable référent, au sein des équipes de direction. Le programme d'automatisation doit faire l'objet d'un engagement et d'un alignement avec les objectifs commerciaux de l’entreprise. Par exemple, la réduction des coûts, l'amélioration de la rapidité et de l'efficacité des processus ou encore l'augmentation de l'engagement des employés.

En outre, le soutien de la direction est essentiel pour garantir un engagement transversal et éliminer les obstacles en cours de route.

2. Mobiliser les early adopters

Comme pour tout projet de transformation, il est important de commencer à recruter des adeptes précoces . Pour ces derniers, il n'est pas indispensable de posséder des compétences techniques. Leur volonté de développer de nouvelles compétences, leur proactivité pour identifier les opportunités, et leur leadership pour inspirer leurs pairs sont plus importants que l'étendue de leurs compétences techniques.

Il existe plusieurs méthodes pour identifier ces personnes au sein de votre organisation. L'une d'entre elles consiste à organiser un atelier au cours duquel les employés reçoivent une formation aux bases de l'automatisation. Les employés sont ensuite invités à identifier et à automatiser une ou deux tâches manuelles et répétitives. Il faudra ensuite identifier lesquels sont les plus rapides, ces enthousiastes pourront devenir les champions de vos projets d'automatisation.

3. Gestion du changement

"Les robots vont vous prendre votre travail", "10 emplois voués à disparaître d’ici 10 ans" : ce genre de gros titres récurrent suscitent l'inquiétude chez les salariés. Par conséquent, il y a une appréhension naturelle à soutenir les programmes d'automatisation. Pour obtenir l’adhésion des employés, il est donc indispensable de communiquer clairement, de les engager et de les rallier à cette cause.

Beaucoup de projets d'automatisation menés par les employés négligent encore la nécessité de mettre en place une stratégie de gestion du changement bien élaborée qui puisse minimiser les résistances.

4. Gouvernance

La gouvernance va s’avérer essentielle pour mettre en place les règles adéquates en matière de sécurité, de conformité et de gestion des risques pour les programmes d'automatisation développés par les employés. Certains aspects de la gouvernance peuvent d’ailleurs être pris en charge par une plateforme d'automatisation adaptée qui permet des contrôles logiciels stricts afin de garantir que les automatisations développées n'ont pas de conséquences imprévues.

Le CoE joue un rôle essentiel en s'assurant que les automatisations sont conformes aux normes de gestion des risques et de conformité de l'organisation. Il y a un équilibre à trouver ici pour permettre aux utilisateurs de concevoir des automatismes gérés par les employés de manière à ne pas entraver leur créativité et leur autonomie, mais également de manière à garantir la gestion des risques et l'audit en arrière-plan.

5. Former et perfectionner

Les outils disponibles aujourd'hui permettent aux utilisateurs sans formation technologique d'apprendre rapidement à mettre en œuvre des automatisations pour simplifier une grande partie du travail manuel dans leurs domaines d'activité respectifs.

Mais l'entreprise a également besoin d'un plan de formation détaillé pour s'assurer que les employés sont conscients des possibilités offertes par la plate-forme d'automatisation adoptée par l'entreprise. Le centre d'excellence en automatisation peut aider et guider les employés à mesure qu'ils perfectionnent leur savoir-faire en la matière.

Cette formation est gratuite et peut être adaptée à chaque poste, qu'il soit commercial ou technique. Incorporer et encourager la formation et les compétences liées à l'automatisation dans ses processus de formation peut également aider une organisation à retenir et à attirer de nouveaux talents.

6. Motiver et encourager

Une stratégie de récompense et d'incitation bien conçue peut encourager les bons comportements au sein des équipes (par opposition à des mesures trop prescriptives). Il est important d'écouter attentivement les retours des collaborateurs. Il faut ensuite les encourager et les stimuler, que ce soit par des primes ponctuelles ou par la reconnaissance publique de leurs accomplissements. Cela est particulièrement important au début du projet, lorsque l’entreprise a besoin de ses premiers adoptants pour devenir les premiers “développeurs métiers”, c’est-à-dire, des spécialistes métiers disposant d’une culture numérique suffisante pour développer des applications ou des outils utiles aux métiers.

En menant l'initiative, les premiers volontaires montrent le gain de temps, d’efficacité, et de créativité que confèrent au reste de l’entreprise l'acquisition de compétences en automatisation.