Avec la pandémie de Covid-19, les solutions de signature en ligne se sont démocratisées. Avec un simple smartphone, il est possible de signer en toute sécurité des documents confidentiels.
Grâce à la signature électronique de documents en ligne, aucun échange physique n’est requis et vous signez en quelques clics après lecture du document. Il est par exemple possible de signer un acte notarié dont la valeur juridique sera reconnue en Europe mais aussi aux Etats-Unis. Docage est une solution en ligne 100% française.
Faire signer rapidement un document en ligne
Alors qu’il fallait deux semaines en moyenne auparavant pour réceptionner un document signé, avec la signature électronique cela peut se faire en une journée seulement. Pour une multitude de raisons, il arrive que les parties ne puissent se déplacer afin de signer un document important. Cela peut être le cas d’un contrat entre deux entreprises, d’un devis, d’une facture, des contrats de vente ou encore d’un acte notarié. La signature électronique peut d’ailleurs être utilisée dans de nombreux domaines comme l’immobilier, les ressources humaines ou encore le juridique. Des interfaces permettent aujourd’hui de signer un document PDF en ligne en toute simplicité. La signature électronique, également nommée la signature numérique, utilise pour cela la cryptologie afin d’assurer l’intégrité du document à signer.
Il suffit pour cela de télécharger le document PDF puis de créer sa e-signature à insérer sur le document en question. Il est également possible d’ajouter du texte ainsi qu’une date si besoin. Vous n’aurez ensuite qu’à cliquer sur « Terminer et signer ». Enfin, partagez votre document signé. Sachez que les paraphes sur chaque page ne sont pas utiles avec la signature électronique puisque des technologies sont utilisées pour rendre votre document sécurisé.
Quelles fonctionnalités pour la signature de documents en ligne ?
Grâce à la signature en ligne, il est possible de signer un document en toute sécurité et légalité. La signature sera certifiée conforme aux réglementations eIDAS. Ce règlement assure la certification de conformité des dispositifs de création de signature électronique. La signature électronique permet aussi de signer de n’importe où. Vous pouvez ainsi signer vos documents en déplacement.
Un suivi en temps réel des documents à signer est assuré par les interfaces. Vous pouvez ainsi savoir en un clin d’œil où en est le processus de signature de votre accord. Les interfaces de signature électronique permettent une double-authentification Email/SMS et un horodatage qualifié eIDAS. Le document est ensuite archivé dans les systèmes durant 10 années et un dossier de preuves est créé automatiquement. Les propriétaires du document ont un droit de gestion avec des accès au document. Des interfaces comme Docage peuvent être intégrées à votre site ou à votre application grâce à une API. Un plugin peut également être utilisé afin d’intégrer ces fonctionnalités à votre site WordPress.
Un gain de temps avec la signature électronique
La signature électronique permet de gagner un temps précieux. D’ailleurs, il est reconnu que la signature électronique de documents permettait d’être trois fois plus rapide. De nombreuses tâches manuelles peuvent être automatisées. En effet, des modèles sont automatisés afin de faciliter la création des documents. En cas d’oubli du destinataire des relances automatiques peuvent être envoyées afin de demander à nouveau la signature requise. Il est également possible de travailler rapidement à distance.
La plateforme permet également un envoi multiple. L’interface donne la possibilité de personnaliser certains champs. Les formulaires mais aussi les emails peuvent être personnalisés. Afin de rester organisé, un archivage automatique est réalisé. Docage est l’une des solutions les mieux intégrées du marché. L’interface dispose de modules Docage Form et Docage Doc qui permettent de créer des formulaires et des documents automatiquement.
Cette activité chronophage permet aussi de gagner de l’argent. En effet, les entreprises peuvent réduire les équipes assignées à ces signatures de document. Elles n’ont plus besoin d’imprimer les documents à signer, de les scanner, de relancer les destinataires ou encore d’archiver les documents signés.
Pour utiliser la signature électronique, un abonnement à l’outil est nécessaire. Docage coûte par exemple 4,90 euros l’abonnement. Aucun engagement de durée n’est nécessaire pour accès à cette interface. De plus, les crédits restent valables à tout moment et aucun minimum de transactions n’est demandé.