Les droits à la prévoyance et à la complémentaire santé sont désormais maintenus pour les salariés qui quittent leur entreprise durant l'année qui suit leur départ. Depuis le 1er juin, pour tenir compte de cette nouvelle donne, les procédures de départ des salariés sont modifiées. Claude Saunal, dirigeant de Cognitic, explique les procédures que les employeurs doivent respecter.
Attention au respect des procédures
Il convient au préalable de bien identifier la date de la rupture du contrat de travail et de bien être conscient qu'aujourd'hui encore, un salarié, même avec des absences injustifiées, continue à générer des coûts fixes. La rupture du contrat de travail doit être constatée au plus vite dans le respect du Code de travail, à défaut les cotisations fixes des contrats de « prévoyance » continueront à courir. Tout ceci sera totalement automatisé avec la mise en place de la déclaration sociale nominative (DSN) dès la fin de l'année.
La nouvelle donne sur la portabilité des frais de santé vient se cumuler à la portabilité de la prévoyance qui ne suit pas le même traitement administratif et comptable tant que l'uniformisation prévue pour le 1er juin 2015 ne sera pas effective. Tout ceci contribue à une forte confusion dans les procédures à respecter au départ du salarié.
Rappel de la chronologie du processus au départ d'un salarié :
- Calcul du dernier bulletin de salaire
- Etablissement et édition du certificat de travail et reçu pour solde de tout compte
- Validation par le dirigeant ou par le responsable paye/RH
- Etablissement de la DNA-AE (déclaration nominative des assurés - attestation de l'employeur) ou DSN
- Télétransmission de la DNA-AE ou DSN à Pôle emploi
- Traitement des rejets et anomalies / confirmation de la validation
- Retour de la DNA par Pôle emploi
- Proposition du maintien de la « prévoyance » au salarié
- Retour des attestations d'inscription à Pôle emploi
- Information des organismes de prévoyance de la portabilité
- Signature de la DNA par l'employeur
- Remise du certificat de travail avec mention de la portabilité de la « complémentaire santé »
- Signature par le salarié du solde de tout compte.
Cette liste synthétique met en exergue les incompatibilités dans les délais d'information et, en conséquence, les risques que prend l'entreprise lors de chaque rupture.
La portabilité des "frais de santé" (« complémentaire santé communément appelé « mutuelle »)
Si la portabilité « frais de santé » ou « complémentaire santé » est obligatoire et gratuite pour le salarié, le coût de cette nouvelle obligation est intégrée dans le taux de la cotisation des actifs. L'accord national interprofessionnel du 11 janvier 2008, qui introduit ces nouveaux droits, concerne tous les employeurs.
Tous les employeurs sont concernés
Il en découle deux conséquences :
· l'employeur doit informer son salarié de ses droits sur le certificat de travail (ce dernier doit bénéficier d'une couverture avant la rupture du contrat de travail, même si les droits sont ouverts en cours de préavis, effectué ou non) ;
· le salarié doit justifier auprès de sa prévoyance ou de sa mutuelle de ses droits à Pôle emploi.
Le maintien des droits cesse comme auparavant :
· à l'issue de la période de maintien,
· lorsque le salarié bénéficiaire retrouve un emploi et n'est donc plus indemnisé par Pôle emploi,
· lorsqu'il est radié par Pôle emploi,
· en cas de non remise d'un justificatif d'indemnisation chômage (exclusion de la faute lourde et de la démission dans le maintien),
· en cas de liquidation, de la pension de retraite en cours de portabilité.
Les nouvelles mentions à apporter sur le certificat de travail
Le maintien des garanties débute à la date de la rupture du contrat de travail et pour une durée maximum de 12 mois (contre 9 auparavant). Il convient désormais d'arrondir l'ancienneté au nombre supérieur (5 mois et 3 jours = 6 mois de droits) pour déterminer les droits au maintien.
Le certificat de travail est obligatoirement remis à tout salarié quittant l'entreprise, en même temps que le solde de tout compte et l'attestation Pôle emploi.
Les mentions obligatoires à compter du 1er juin 2014 :
· la date d'entrée et de sortie du salarié,
· la nature du ou des emplois successifs dans l'entreprise,
· les droits acquis et non utilisés par le salarié au titre du DIF et l'OPCA dont dépend l'entreprise. Il faut indiquer non seulement le nombre d'heures acquises mais également la somme correspondant à ce solde. Le calcul est simple : nombre d'heures acquises x 9,15€,
· la mention du type « En application de l'article L. 911-8 du Code de la sécurité sociale, M. /Mme [prénom] [nom] bénéficiera, à compter de la date de cessation de son contrat de travail, soit à compter du JJ/MM/AAAA, du maintien à titre gratuit des garanties frais de santé, à savoir des soins liés à la maladie, l'accident ou la maternité, prévu par le contrat de prévoyance souscrit par l'entreprise (ou dans les mêmes conditions de droits que précédemment) et ce, pendant une période égale, au maximum, à la durée d'indemnisation du chômage, et dans la limite de la durée du(des) dernier(s) contrat(s) de travail (consécutifs au sein de notre entreprise), sans pouvoir excéder 12 mois ». « Les garanties maintenues seront identiques à celles en vigueur dans l'entreprise et seront applicables dans les mêmes conditions aux ayants-droit du salarié qui en bénéficiaient effectivement à la date de la cessation du contrat de travail ».
Attention au formalisme
L'absence de cette dernière mention, sous cette forme ou une autre, serait considérée fautive et l'entreprise pourrait être condamnée à verser au salarié des dommages et intérêts à titre de réparation.
Les salariés et les employeurs sont sécurisés
Le principe de la mutualisation pour la portabilité de la « complémentaire santé » simplifie grandement les procédures de départ, le solde de tout compte n'étant plus impacté. Cette réforme qui transfère les risques sur les organismes de prévoyance sécurise simultanément le salarié et l'entreprise puisque le coût du départ de celui-ci est figé.
La portabilité de la "Prévoyance"
L'article 14 de l'accord national interprofessionnel du 11 janvier 2008 établit une véritable obligation pour l'employeur et doit donc être dissocié de l'article 4 de la loi n°89-1009 du 31 décembre 1989 dite « loi Evin » qui pose une obligation de maintien des couvertures de prévoyance et santé à la charge de l'assureur.
La portabilité de la prévoyance continue à suivre les règles antérieures. Ces dernières ne seront modifiées qu'au 1er juin 2015. Le coût de la portabilité n'est pas mutualisé et reste donc à la charge de l'entreprise et du salarié. Ceci impacte donc le net à payer (y compris par l'incidence sur le forfait social ou la CSG) et le total des cotisations dues aux organismes.
Il convient donc pour chaque employeur de s'assurer de la volonté du salarié qui dispose d'un temps de réflexion alors que le solde de tout compte et les attestations AED (attestations de l'employeur dématérialisées) doivent être établies.
De nombreux modèles sont disponibles sur internet (site des caisses de prévoyance).
Nous préconisons deux procédures :
- une dans laquelle l'employeur « précompte » sur le solde de tout compte les cotisations dans l'attente de la décision du bénéficiaire ;
- la seconde demandant le versement de la part salariale au salarié (CSG et contributions sociales sur la part patronale transférées à la charge de l'employeur).
La vigilance est donc de rigueur dans le respect des procédures de départ des salariés au risque, en cas de défaillance, de mettre à la charge de l'entreprise le versement des prestations auxquelles le salarié aurait eu droit.