Pour les syndics de copropriété et gestionnaires de biens, la période mars-mai est cruciale.
La gestion des convocations aux Assemblées Générales est en effet un enjeu majeur pour ces acteurs qui doivent faire face à une réglementation stricte, des échéances essentielles, le tout sur fond de transformation digitale. Pour les syndics, c’est l’occasion d’asseoir leur légitimité et de s’assurer une pérennité économique.
Gestion des documents : des enjeux réglementaires et économiques
Pour les syndics, le début du printemps signe une période de très forte activité. En effet, les mois de mars à mai sont ponctués par la préparation des Assemblées Générales de copropriétés et exigent des processus administratifs à la fois chronophages et nécessitant de déployer des moyens et ressources importants sur une courte période. Chaque année, ce sont plus de 16 millions de convocations aux Assemblées Générales qui sont envoyées.
Celles-ci sont très strictement régies. Elles doivent être envoyées par lettre recommandée avec accusé de réception et être mises à disposition de chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l’AG. Pour le syndic ou l’agence en charge de la gestion de l’immeuble, les enjeux de conformité et de traçabilité sont majeurs pour éviter tout risque de recours en annulation. En effet, lorsqu’un copropriétaire ne reçoit pas sa convocation dans les délais prévus par la loi, il est en mesure de déposer un recours pouvant entrainer le report de l’AG. Cela entraîne alors d’importants coûts administratifs, de location de salle, et risque de cristalliser le mécontentement des copropriétaires jusqu’à conduire à une mise en concurrence de l’agence.
Durant cette période sensible, la majorité des collaborateurs sont mobilisés sur des tâches relatives à la gestion du courrier, ce qui les éloigne de leur mission principale de gestion des copropriétés, cela pouvant nuire à leur réactivité quant au traitement des demandes des copropriétaires. Alors que la préparation des AG s’avère d’ores et déjà coûteuse en termes de temps et d’affranchissement, d’autres effets peuvent ainsi se faire sentir en termes de qualité de service et susciter une nouvelle fois de l’insatisfaction du côté des copropriétaires. À la clé, les enjeux sont donc aussi bien réglementaires qu’économiques.
Les convocations aux AG sont symboliques de la charge que représente la gestion documentaire pour les syndics. Mais cela se poursuit au-delà : il faut ensuite rédiger et envoyer les procès-verbaux, puis gérer d’autres documents tout au long de l’année : appels de fonds, décomptes de charges, factures… Ainsi, pour les petites structures ou pour les grands groupes, la question reste la même : comment optimiser la gestion des documents tout en veillant à la conformité ?
La dématérialisation : une réponse aux enjeux des professionnels de l’immobilier
Depuis de nombreuses années, les syndics et gestionnaires de biens ont tendance à externaliser ces tâches pour alléger leur quotidien. Des solutions digitales sécurisées sont alors utilisées pour diffuser le courrier : impression, affranchissement et remise à La Poste sont automatisés, sans intervention des collaborateurs. Une véritable alternative pour optimiser la gestion des documents tout au long de l’année.
L’enjeu est aujourd’hui plus large, dans un contexte global de transformation digitale avec de nouvelles attentes des copropriétaires en la matière. De plus, le marché a évolué pour devenir davantage concurrentiel, notamment suite à l’arrivée de syndics en ligne qui proposent des prestations 100% digitales, mettent en avant une forte réactivité aux demandes et des tarifs agressifs. Pour les acteurs traditionnels, cela se traduit par un besoin de se « réinventer : à la fois en proposant de nouveaux services aux copropriétaires et également en remettant en cause certains processus, à la recherche d’axes d’optimisation. Face à ce défi, la dématérialisation apporte de précieuses réponses, notamment en termes de gestion des documents.
Les règlementations française et européenne (eIDAS & RGPD notamment) encouragent la dématérialisation depuis de nombreuses années tout en encadrant sa pratique. En France, la Lettre Recommandée Electronique (LRE) dispose de la même valeur légale qu’un recommandé papier depuis bientôt 10 ans. Cependant, faute de décrets d’applications définissant les usages précis par secteur d’activité, ce moyen de communication a tardé à se démocratiser.
En 2015, l’entrée en vigueur de la Loi ALUR a changé la donne en clarifiant les règles d’usage de la LRE pour le secteur immobilier. Toutes les notifications ou mises en demeure peuvent désormais être notifiées par LRE en respectant un certain nombre de caractéristiques obligatoires : permettre l’identification des différentes parties, garantir une mise à disposition pendant 15 jours minimum, donner la possibilité aux copropriétaires de refuser la LRE, obtenir leur consentement préalable, etc.
Pour les syndics et gestionnaires de biens, la LRE présente de nombreux avantages parmi lesquels un gain de temps, de fortes économies et un renforcement de la traçabilité des envois afin de se prémunir de tout recours en annulation grâce au suivi du courrier et à l’accès aux preuves en temps réel.
Adopter une démarche progressive : la clé de la réussite
Même si la dématérialisation se déploie rapidement pour les syndics et gestionnaires de biens, il est primordial d’adopter une démarche globale et progressive en matière de gestion des documents. L’usage du recommandé électronique exige en effet de s’adapter aux préférences de réception de chaque copropriétaire en fonction de ses aspirations. Si la majorité est favorable à la dématérialisation, il reste néanmoins une partie d’entre eux qui favorise le courrier papier. Pouvoir mettre en place une solution polyvalente et évolutive qui assure une diffusion dématérialisée ou papier, selon les préférences de chacun, est donc essentiel.
53 % des syndics ont déjà eu recours, ou envisagé d’avoir recours à la dématérialisation pour convoquer les copropriétaires aux assemblées générales. Maturité des français pour le digital, réglementation favorable, solutions performantes : les acteurs de l’immobilier ont tout à gagner en s’engageant dans la voie de la dématérialisation. Innovation, fluidité des process, maitrise des pics d’activité, économies substantielles : les atouts pour gagner en efficacité sont nombreux tout en renforçant la satisfaction des copropriétaires qui seront alors moins enclins à faire jouer la concurrence.