Enfin une bonne nouvelle : les risques et les défis associés à la prolifération des terminaux mobiles en entreprise peuvent être limités avec une préparation et une planification adaptées. Deux éléments clés d'une bonne politique de mobilité sont d'identifier les bonnes personnes, et de créer et renforcer les bonnes procédures. Vient ensuite la mise en place de la bonne technologie.
Identifier les bonnes personnes
La création d'une bonne politique de mobilité et de procédures adaptées commencent par l'intégration des bons intervenants dans la définition de la politique. Il convient de rassembler autour du projet des représentants des départements informatiques bien sûr, mais également financiers, légaux, de conformité, des ressources humaines, des ventes et de toute autre métier qui peut être concerné. Les intervenants externes peuvent inclure des consultants juridiques, des partenaires commerciaux et/ou technologiques qui interagissent avec les données de l'entreprise et possèdent les compétences l'expérience technologiques et légales nécessaires en mobilité. Le bénéfice d'intégrer ces différents intervenants internes et externes est la multiplicité et l'exhaustivité maximale des points de vue.
Même si l'intégration de tous les intervenants aux premiers stades du projet n'est pas toujours indispensable, les oublier au fil de l'avancement des discussions et surtout avant l'adoption de la politique de mobilité est une erreur couteuse, mais malgré tout commune. Les risques et les bénéfices de ce type de projet ne peuvent être complètement et précisément identifiés et mesurés sans l'ensemble des parties prenantes. Cela peut s'avérer être un défi, certes, mais un défi nécessaire pour couvrir l'ensemble des problématiques et les solutions adéquates, qui garantiront le succès du développement de la mobilité dans l'entreprise.
Les bonnes questions pour les bonnes politiques de mobilité
Une fois les bons intervenants réunis, les risques et bénéfices d'un projet de mobilité doivent être discutés. L'une des premières questions est de déterminer si l'entreprise doit autoriser ses employés à utiliser des terminaux mobiles à des fins à la fois personnelles et professionnelles. Si la réponse est oui, alors la discussion doit s'orienter sur la question de l'achat et de la propriété du mobile, que ce soit par l'employé ou l'employeur.
BYOD or not BYOD?
Lors de l'évaluation de la mise en place d'une politique de BYOD ou d'une politique définie par l'employeur, les différents intervenants doivent déterminer les avantages et inconvénients de chaque approche, notamment avec des questions telles que :
- Quel gain financier escompter d'une politique de BYOD ?
- La productivité va-t-elle augmenter ? Décroitre ? Rester la même ?
- Une politique de BYOD va-t-elle introduire de nouveaux risques ?
- Existe-t-il un risque plus élevé de vol ou de perte de données ?
- Quels sont les challenges en termes d'archivage et de conformité aux législations ?
- Existe-t-il des risques de confidentialité ou de litiges quant à la propriété du terminal et des informations ?
Au-delà de ces premières questions, il convient également de quantifier les risques et les bénéfices, qu'ils soient financiers, juridiques, commerciaux ou organisationnels. Vient ensuite la nécessaire réduction des risques déterminés :
- Peut-on limiter les risques à travers la signature d'un accord employeur-employé ?
- Qui est propriétaire du terminal et du contenu avant et après une fin de contrat ?
- Qui est gère les coûts liés au remplacement ou à la mise à jour du terminal ?
- Qui finance l'abonnement et à quelles conditions ?
- Y a-t-il des restrictions d'utilisation ?
- Quid en cas d'activité contraire à la loi, comme l'utilisation du mobile au volant ?
- Quelle est la part de responsabilité de l'employeur et quelle assurance souscrire ?
En conclusion
Etablir le bon équilibre entre la sécurité, la productivité et la confidentialité assure le succès d'une politique de mobilité. Cet équilibre ne peut être atteint sans l'implication des bons intervenants ni la compréhension de l'influence de la mobilité sur des politiques écrites existantes, qui doivent être nécessairement modifiées. Le BYOD est certes en plein développement, de façon planifiée ou plus anarchique, mais il n'est pas trop tard pour créer ou mettre à jour une politique de mobilité qui reflète les nouveaux besoins de l'entreprise et l'utilisation optimale des terminaux mobiles au sein de celle-ci.