Tout commerçant, à l’occasion de son activité de vente au détail, doit tenir un journal de caisse. Le suivi de ce journal est indissociable de la tenue de la caisse enregistreuse du commerce.
Auparavant manuelle, son utilisation est aujourd’hui facilitée par l’installation d’un logiciel de caisse, ou logiciel « point de vente », qui est une solution permettant de gérer les encaissements au comptoir. Couplé à un terminal de caisse (tiroir de caisse, ordinateur et terminal de paiement du type Carte Bleue par exemple), il fonctionne comme une caisse enregistreuse tout en permettant de prendre en charge de nombreux aspects de l’activité commerciale d’un magasin qui n’étaient pas traités par les caisses enregistreuses classiques. Il génère des tickets de ventes (en général, un ticket par passage en caisse), et celles-ci peuvent être centralisées et récapitulées sur une période donnée (mois, jour, année).
Constatant la facilité des fraudes à la TVA et sa récurrence, l’Administration fiscale a décidé de renforcer la tracabilité des transactions passées entre commerçants et non professionnels. Ainsi, la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 impose aux éditeurs de logiciels de caisse, à compter du 1er janvier 2018, de mettre en conformité les solutions de gestion qu’ils proposent aux commerçants, sous peine d’une amende infligée aux commerçants eux-mêmes, pouvant s’élever à 7500 euros.
En application de l’article 88 de cette loi, et à partir du 1er janvier 2018, l’utilisateur d’un logiciel de caisse doit, en cas de contrôle de l’administration fiscale, être en mesure de fournir une attestation de son éditeur ou être en possession d’un certificat délivré par un organisme accrédité (par Infocert lui-même, mandaté par AFNOR Certification), qui aura vérifié que le logiciel de caisse répond bien aux nouvelles conditions posées par la loi. La marque NF525 (délivrée par AFNOR Certification) permettra de reconnaître les logiciels répondant positivement aux différents critères de qualité énoncés.
Une telle attestation devra ainsi garantir le respect des quatre conditions posées par la loi : Inaltérabilité des données collectées, sécurisation desdites données, conservation et archivage, avec un objectif à garantir : priver l’utilisateur du logiciel de toute possibilité d’effectuer des modifications de données postérieurement à l’opération d’encaissement.