Dans un monde parfait, la gestion des actifs logiciels serait une problématique réglée par un simple clic. Malheureusement, le monde n'est pas parfait pour tous ceux en charge de la conformité, de la disponibilité de leurs actifs et des coûts logiciels. Ils font quotidiennement face à toutes sortes de challenges pouvant faire vaciller leur programme de Software Asset Management (SAM).
Près de la moitié des grandes entreprises françaises ne disposent pas de stratégie SAM, alors que plus de la moitié subit régulièrement des audits de licences menés par les éditeurs[1]. Pourtant, la gestion du cycle de vie des logiciels et des licences est souvent proposée via des solutions clés en main entièrement automatisées, censées faciliter la vie des utilisateurs.
Si l’automatisation des plateformes SAM peut sembler être incontournable, cette approche n’est pas suffisante car la gestion des actifs logiciels et des droits de licence est une opération complexe qui nécessite un mélange judicieux d’intervention humaine, de processus stratégiques et de technologie.
En effet, face à l’évolution des infrastructures (notamment accélérée par la virtualisation et l'expansion des plateformes d'entreprise), à la migration vers le cloud computing ou aux innombrables lancements de nouveaux appareils mobiles, le manager du SAM doit sans cesse se renouveler.
Opter pour des outils adaptés apparaît alors comme une nécessité pour les managers du SAM, tant ils garantissent des inventaires exhaustifs, le suivi des dépenses en licences logicielles, la surveillance de l'utilisation des actifs déployés et l’identification des opportunités de réduction des coûts en matière de support et de licence.
Bien souvent, la principale critique émise à l’encontre du SAM porte sur le manque de retour sur investissement. En réalité, un programme SAM bien conçu et bien exécuté permettra de générer indéniablement de la valeur : en termes de coûts et de réduction des risques de conformité. Il offre une meilleure préparation aux audits logiciels et permet de réaliser des économies tangibles sur les licences non utilisées. Il peut également apporter des arguments importants lors de la renégociation des contrats avec les fournisseurs.
Lorsqu’il s’agit de prouver la valeur du SAM, la question est double : quels types de valeurs doit-on évaluer ? Ensuite, quels outils doit-on utiliser afin de faciliter la prise en charge des données entreprise ?
Ce deuxième point est pour la plupart des managers du SAM souvent oublié. Soit parce qu'ils ne collectent pas les bonnes données (ne peuvent donc pas faire de rapport) sur les actifs et les droits détenus par l'entreprise, soit parce qu'ils ne possèdent pas la plateforme adéquate pour le recueil de ces informations.
L'importance des rapports de gestion ne doit pas être négligée lors de la sélection d'une plateforme SAM. Idéalement, l'outil devrait rassembler toutes les données traitées par l'entreprise, mais aussi faciliter la création de rapports qui peuvent être partagés avec l’ensemble des collaborateurs au sein de l’organisation.
Historiquement, le SAM est arrivé relativement tard par rapport à la gestion des actifs informatiques. Il doit alors pouvoir s'adapter aux solutions et plateformes déjà en place. Cela implique au manager d'accepter des informations provenant de sources différentes, d'être capable de suivre les applications sur plusieurs plateformes et d'avoir la possibilité de surveiller, non seulement les solutions sur site, mais également celles hébergées dans le cloud.
Dans un monde parfait, les organisations n'auraient même pas besoin d'une solution SAM : les ressources logicielles seraient en quelque sorte autogérées en veillant, à la fois, à la conformité et aux dépenses.
Cependant, dans le monde réel, tous les logiciels ont besoin d’une gestion attentive, même avec l’apparition des nouvelles plateformes cloud censées être entièrement automatisées…