Le volume et la complexité croissantes des mesures anti-corruption exercent des pressions sur les entreprises pour qu'elles trouvent des moyens efficaces de s'y conformer.
Les politiques, processus et procédures anti-corruption doivent non seulement s'appliquer au sein de l'entreprise mais aussi tout au long de sa chaîne d'approvisionnement. Les entreprises ne peuvent espérer y parvenir efficacement avec des processus manuels et des applications cloisonnées. Pourtant, les résultats d'une étude récente suggèrent qu'il est possible d'améliorer l'intégration et l'automatisation des programmes anti-corruption.
Le Global Anti-Corruption Survey 2016 conduite par Dow Jones Risk and Compliance, en association avec MetricStream, offre un éclairage sur la gestion anti-corruption dans plus de 300 entreprises d'Amérique du Nord, d'Europe de l'ouest, de l'Asie-Pacifique et d'autres pays. Au cours de celle-ci, un peu moins de la moitié (48 %) des personnes interrogées ont rapporté l'utilisation des systèmes de gouvernance, risques et conformité (GRC) en conformité avec les mesures anti-corruption.
Pour protéger la réputation de l'entreprise et préserver l'intégrité de la marque, les mesures anti-corruption doivent être traitées systématiquement, dans le cadre d'un GRC cohésif, et doivent être exécutées sous la forme la plus automatisée possible, à des fins d'uniformité et de fiabilité. Ceci protège les employés et l'entreprise, en appliquant la technologie non seulement pour assurer la bonne diligence mais aussi pour soutenir le développement d'une culture de GRC. Le GRC n'est pas une activité complémentaire, il doit être un mode de fonctionnement.
La direction doit donc donner le ton. Les hauts dirigeants doivent s'assurer que, puisque les employés à tous les niveaux de l'organisation mettent en œuvre la stratégie commerciale, leur comportement et leurs actions incarnent les principes des politiques anti-corruption. Cela ne veut pas dire que les employés cherchent à ne pas se conformer mais si les messages de l'entreprise relatifs au GRC restent hypothétiques, ils risquent de se perdre lors des initiatives quotidiennes pour réaliser les objectifs.
Petite décision, grand impact
Prenons par exemple une nouvelle entrée sur le marché. La volonté de se développer en Asie est une décision stratégique mais l'exécution au quotidien de cette stratégie impliquera des milliers de détails avec des centaines de petites décisions prises jour après jour. La manière dont la politique d'entreprise est interprétée lors de chacune de ces décisions déterminera le degré de conformité de l'action de l'entreprise. Le jugement de chaque décideur chaque fois qu'il se trouve face à une zone 'grise' pourrait avoir un impact à long terme.
La formation annuelle et la mention régulière de l'anti-corruption dans les communications internes ne suffisent pas à soutenir les employés ou à intégrer des pratiques anti-corruption à la structure de l'organisation. Au contraire, la réalité de la mise en place au quotidien des processus et procédures doit apparaître au moyen d'une surveillance constante et efficace. Ceci garantit la bonne application du GRC au cas par cas.
Cette étude montre que les préoccupations relatives à la violation des réglementations anti-corruption ont un véritable impact sur l'entreprise - 65 % ont rapporté avoir différé ou interrompu le travail effectué avec un partenaire commercial pour cette même raison. Indéniablement, les entreprises sont plus conscientes que jamais de la nécessité de connaître les actions de leurs fournisseurs et partenaires. La législation exige la responsabilité éthique complète pour la chaîne d'approvisionnement ; le Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) par exemple, plaide pour la bonne diligence relative aux risques avec les tiers et sa pertinence quant à l'efficacité générale du programme de conformité d'une entreprise. Malgré cela, seuls 27 % surveillent leurs partenaires commerciaux une fois par trimestre ou plus. Un plus grand nombre, 36 %, ne surveillent qu'une fois par an.
Il semblerait que l'on puisse davantage intégrer les partenaires aux pratiques anti-corruption. Plus de la moitié (58 %) des personnes interrogées ont indiqué que la formation sur leur programme anti-corruption est provisionnée pour les partenaires, mais ceci laisse plus de 40 % des partenaires sans formation structurée sur les attentes de l'entreprise. C'est un manque de communication qui peut être comblé au profit de toutes les personnes impliquées.
Selon l'étude, les sanctions gouvernementales représentent la plus grande incitation pour une évaluation des partenaires - 89 % les rapportent comme le déclencheur le plus probable d'une évaluation, ce qui constitue une augmentation de 12 % en un an. Etant donné l'utilisation accrue de sanctions relatives à l'application des politiques de sécurité nationale et d'économie, telles que celles appliquées à la Russie après son annexion de la Crimée, les entreprises doivent continuer de se concentrer sur le développement de l'application des sanctions gouvernementales. Les stratégies gouvernementales pour combattre la kleptocratie contribuent aussi grandement à l'application des sanctions.
Bonne diligence
Une appréciation approfondie de la nécessité d'un examen interne anti-corruption se reflète chez les 60 % de personnes interrogées qui pensent que les hauts dirigeants et les membres du conseil nécessitent toujours une bonne diligence. Cela venait juste après les cibles de fusion et d'acquisition et juste avant les agents/consultants tiers et les fournisseurs.
Un tel engagement envers la bonne diligence interne indique une compréhension de l'impact que les relations personnelles et professionnelles des chefs d'entreprise peuvent avoir sur la marque et la réputation de l'entreprise. Tout comme les 'visages' de la marque, ils doivent être au-delà de tout reproche et leur affiliation au conseil d'autres organisations, ainsi que leurs investissements, doivent être examinés pour s'assurer qu'ils ne créent pas de conflits d'intérêt problématiques. Les relations commerciales d'un haut dirigeant ne peuvent être exclues de la surveillance anti-corruption. Une entreprise pourrait souffrir des conséquences des activités commerciales privées des membres du conseil, comme les contraventions des lois anti-corruption ou les violations des sanctions.
Etant l'une des formes les plus communes et manifestes de corruption, les découvertes sur les pots-de-vin sont très intéressantes. Près d'un tiers (31 %) des personnes interrogées lors de l'étude n'ont pas dit que les pots-de-vin devraient toujours être rapportés aux autorités. Lorsqu'on leur a posé la question sur les paiements de facilitation, 27 % ont déclaré qu'il n'était pas réaliste de les bannir. Cela est symptomatique des problèmes soulevés par le commerce international. En raison des disparités entre les régions, il est difficile de parvenir à des règles équitables où chacun travaille à partir des mêmes réglementations. Les personnes interrogées ont mentionné les différences d'attentes culturelles et la légitimité des paiements de facilitation dans certains pays.
L'étude annuelle permet de prendre la température de l'environnement commercial. Les personnes interrogées ont surtout mentionné l'Iran, la Chine, la Russie, l'Iraq et l'Ukraine comme pays où les activités commerciales sont le plus susceptible d'être interrompue par les préoccupations relatives à la légalité, la qualité des informations ou les possibles violations des réglementations anti-corruption. Des éléments de l'étude indiquent que les programmes de conformité produisent des effets. Au cours des deux dernières années, il y a eu une chute de sept points de pourcentage des personnes interrogées rapportant une perte d'activités à cause d'un concurrent déloyal. Il se situe à 26 %, en baisse par rapport au 28 % de 2015 et 33 pour cent de 2014.
En plus des amendes, pénalités et procédures légales onéreuses, les entreprises qui enfreignent les mesures anti-corruption peuvent endommager leur marque et leur réputation. Les réglementations anti-corruption sont toujours plus complexes. Les entreprises recherchent des moyens de gérer les risques et la conformité comme partie intégrante et automatisée des opérations quotidiennes. Ce faisant, elles peuvent efficacement établir et renforcer la bonne pratique afin de mieux protéger l'entreprise des contraventions préjudiciables.