L’heure est venue de se demander ce qui engendre le plus de stress dans notre vie. Pour nombre d’entre nous, ce n’est pas une grande révélation d’apprendre que le travail est l’une des principales sources de stress, qu’il s’agisse de la pression des délais, d’un responsable trop exigeant, d’un collègue énervant ou d’une charge trop lourde.
De fait, en 2014, Le taux d'absentéisme national atteint 4,59%. Si une part de stress au travail est normale, un excès de stress peut nuire à la productivité et aux performances et avoir des conséquences pour la santé sur le plan physique et nerveux. Le tableau n’est cependant pas entièrement noir car il existe quelques mesures rapides permettant d’améliorer l’environnement de travail, par exemple en mettant à la disposition du personnel des technologies favorisant sa productivité.
En règle générale, la technologie est censée nous faciliter la vie, en particulier au travail. De la vidéoconférence au cloud, aux appareils connectés et au travail nomade, les avancées technologiques ont modifié nos méthodes de travail. En ce qui concerne des aspects plus traditionnels de la vie professionnelle, tels qu’une simple réunion, nous nous attendons là encore à ce que la technologie soit un facteur d’amélioration et de simplification.
Le stress technologique en salle de réunion
Intéressés par l’impact des problèmes techniques pendant les réunions et les présentations sur le niveau de stress des employés, nous avons demandé à un millier d’entre eux à travers le monde, qui organisent, animent ou participent à des réunions, de nous faire part de leurs expériences avec la technologie dans ce domaine.
Les résultats sont stupéfiants : les technologies censées simplifier, accélérer et optimiser les réunions au bureau produisent souvent des effets exactement contraires pour leurs utilisateurs. Pire encore, au niveau mondial, 93 % des personnes interrogées révèlent avoir déjà souffert de problèmes techniques pendant les réunions.
Plus de la moitié d’entre elles ont été confrontées à une dégradation des performances, à l’inefficacité d’une réunion et à une perte de temps, toujours en raison de problèmes techniques. Quatre sur dix ont éprouvé de la colère et de la frustration face au manque de fiabilité d’une technologie, tandis qu’un tiers des participants à l’enquête en ont été démotivés.
Les répercussions
Si les problèmes techniques au bureau ne constituent pas une nouveauté, l’étude révèle également que l’impact négatif d’une technologie peu fiable va souvent au-delà de la salle de réunion. Près d’un quart des participants à l’enquête (24 %) indiquent avoir manqué un délai ou une action importante à la suite d’une défaillance technologique en salle de réunion. 12 % déplorent la perte d’une vente ou d’un contrat mais, plus préoccupant encore, un sur dix déclare avoir vu lui échapper une opportunité de carrière, telle qu’une reconnaissance ou une promotion.
Il ressort par ailleurs de l’étude que sept employés sur dix se disent régulièrement victimes de stress lorsqu’ils tentent de partager les informations relatives à une réunion avec d’autres utilisateurs. En particulier, 62 % se plaignent de l’utilisation souvent stressante des technologies de conférence et plus de la moitié (58 %) pensent de même au sujet du partage de contenu ou d’écran pendant les réunions.
Au-delà de l’énervement
Le stress n’est pas qu’une impression subjective : l’étude est corroborée par une enquête de MindLab International, un cabinet d’analystes spécialisé dans le neuromarketing, sur les conséquences émotionnelles et physiologiques des problèmes techniques en salle de réunion. Sans surprise, cette enquête révèle que le niveau de stress des participants augmente de 63 % en cas de problèmes techniques pendant une réunion, comparé à un déroulement normal de celle-ci. Leur rythme cardiaque grimpe ainsi à 179 pulsations par minute lorsqu’ils tentent de tenir une réunion et que la technologie utilisée ne fonctionne pas. Pour mémoire, un rythme cardiaque normal se situe entre 60 et 100 pulsations/min., par conséquent le chiffre de 179 est un signe indiscutable de stress très élevé.
La collaboration entre équipes, collègues et prospects faisant aujourd’hui partie intégrante de l’environnement professionnel, il y a tout intérêt à faire en sorte que les participants bénéficient au maximum des technologies destinées à faciliter ces réunions. Près de neuf personnes interrogées sur dix (86 %) pensent qu’une amélioration des technologies pour salles de réunion aboutirait à des gains de productivité.
Les technologies idéales pour la salle de réunion
Que résulte-t-il de tout cela pour les responsables informatiques ? Les participants à l’enquête ont désigné les cinq premières technologies indispensables au bon déroulement d’une réunion : des dispositifs de commande à un seul bouton (51 %), des systèmes sans câbles (44 %), la possibilité de partager facilement des données depuis tout appareil (44 %), la facilité d’organiser des conférences avec des collègues où qu’ils se trouvent (40 %) et des capacités vidéo et audio de haute qualité (39 %).
Conclusion
Le stress technologique est de toute évidence une réalité fréquente pour la plupart des utilisateurs et cette étude est la preuve vivante des niveaux élevés de stress endurés. Alors que la technologie devrait apporter davantage d’efficacité et de facilité dans les réunions, la façon dont elle est gérée dans de nombreuses entreprises est clairement très problématique.
Les responsables informatiques doivent donc commencer par examiner les besoins des utilisateurs et trouver une solution technologique en rapport. La facilité d’utilisation étant particulièrement cruciale dans un environnement de salle de réunion pour éviter le stress, il s’agit de répondre à des problèmes de compatibilité (entre différents équipements et systèmes d’exploitation), de connexion sans fil et de facilité de partage, non seulement afin de réduire le stress au minimum mais aussi pour que la technologie remplisse la fonction prévue et soit rentable pour l’entreprise.