Les salariés sont de plus en plus amenés à voyager pour leur travail. Ces déplacements entraînent ensuite des notes de frais à n’en plus finir. Voici quelques avantages des logiciels de notes de frais pour optimiser vos processus de déplacements professionnels.
Gagner du temps en automatisant le processus
Gérer les notes de frais prend énormément de temps aux équipes financières de l’entreprise. Elles peuvent se retrouver avec des montagnes de notes de frais à analyser. Du temps qui n’est pas consacré à d’autres tâches plus stratégiques et vitales à l’entreprise.
C’est pourquoi le logiciel de gestion des notes de frais Notilus a déployé la technologie de l’OCR, une technologie de reconnaissance intelligente des caractères qui automatise la saisie des données. La reconnaissance optique des caractères traduit du texte en fichier texte. Cette technologie fait ainsi gagner du temps au service financier mais aussi aux collaborateurs qui n’ont plus à passer au crible tous leurs tickets de péage, carburant ou encore de repas. Cette technologie permet également d’éviter les erreurs de saisie.
Une meilleure maîtrise des données
Les logiciels de note de frais tel que Notilus permettent de créer des reportings personnalisés. Il est ainsi possible de regrouper des données et de les analyser rapidement. Le service financier peut ainsi avoir une idée précise des dépenses liées aux notes de frais en temps réel.
La protection des données est également assurée grâce à la certification ISO 27001. En automatisant le processus de gestion des notes de frais, l’entreprise économise également plus de 70% de ses coûts en lien avec le traitement des notes de frais. Outre la saisie, l’entreprise fait également un gain d’argent sur le coût de stockage des notes de frais. Les justificatifs papiers peuvent ainsi disparaître au profit de la dématérialisation sécurisée, désormais devenue une obligation légale.