Le contexte de crise sanitaire aidant, le cachet électronique est désormais indispensable pour les entreprises souhaitant contracter et sécuriser leurs documents tels que des notes de frais, rapports financiers, factures, devis et documents de propriété intellectuelle… En effet, c'est grâce au règlement européen eIDAS que tout comme les entités publiques, elles peuvent utiliser un cachet électronique pour sceller en leur nom des documents, garantissant ainsi leur origine et intégrité.
Simplifier la gestion des ressources humaines
Il est possible grâce au cachet électronique de gérer efficacement les notes de frais et permettre aux collaborateurs de s'affranchir de leurs justificatifs papiers. De nombreux éditeurs tels Anytime, E2Time, Lucca, Mooncard,Movinmotion, Notys, Traveldoo, … utilisent ainsi le cachet électronique Universign et proposent un service de dématérialisation du traitement des notes de frais. Leurs clients peuvent ainsi se séparer des justificatifs papiers en apposant leur cachet électronique sur les notes de frais. La plateforme Spendesk permet ainsi à des salariés de soumettre leurs demandes de dépenses professionnelles. Concrètement, dès qu'un reçu est téléchargé sur la plateforme suite à un paiement effectué, l'éditeur atteste de la réception de la pièce jointe en la cachetant.
Le cachet électronique facilite également la vie des équipes RH. Il peut notamment être utilisé pour sceller des chartes de bonne conduite, document de plus en plus répandu au sein des entreprises, ou encore pour cacheter les bulletins de paie des salariés.
Sécuriser les documents financiers
Directeurs administratif et financier (DAF), comptables, contrôleurs de gestion… une entreprise qui décide de dématérialiser ses factures digitalise, de fait, tout un processus métier. Pour émettre une facture électronique conforme (authenticité, intégrité et lisibilité du document), les entreprises peuvent utiliser le cachet électronique. A la clé : suppression des frais d'impression et postaux, accélération des processus de paiement et optimisation de l'archivage.
D'autre part, dans la profession des experts-comptables, la plateforme jesignexpert.com utilise le service de cachet électronique Universign pour permettre à ses utilisateurs experts-comptables de certifier l'intégrité et l'origine d'autres types de documents liés à leurs clients tels que des liasses fiscales et plaquettes financières.
Optimiser la gestion des fournisseurs et des achats
Dans un contexte de dématérialisation des processus achats, le cachet électronique permet d'optimiser la gestion de l'écosystème fournisseurs et notamment la gestion des contrats fournisseurs, des factures entrantes, ou encore l'approbation des audits réalisés chez les fournisseurs. Ainsi Axiscope, éditeur français de logiciels, propose à ses clients un dispositif digital sécurisé garantissant l'authenticité des transactions et des documents partagés dans le cadre de la gestion des fournisseurs et des achats : accords de confidentialité, conformité des fournisseurs, rapports d'audits, appels d'offres fournisseurs et contrats associés. Pour garantir l'origine et l'intégrité des documents échangés avec les fournisseurs (cahiers des charges des nouveaux produits notamment), l'éditeur utilise le cachet Universign et préserve ainsi la propriété intellectuelle des acteurs.
Dans le cas de la dématérialisation de factures entrantes encore au format papier, l'éditeur Akao Life utilise également le cachet électronique Universign afin de dématérialiser les factures fournisseurs dans le respect de la loi française qui oblige à conserver une copie fiable numérisée, cachetée et horodatée.
Fiabiliser les processus de contractualisation des équipes juridiques
Le cachet électronique permet de certifier que les contrats et leurs contenus émanent bien de leur entreprise afin de le faire signer ensuite à une personne désignée. Les services juridiques sont ainsi amenés à valider la partie contractuelle des contrats clients, contrats fournisseurs, conditions générales de vente et d'achat, contrats de travail. Cette solution est également utilisée pour sceller les contrats avant signature et assurer là encore l'intégrité du document et l'origine de l'émetteur.
Protéger l'innovation et la propriété intellectuelle
Dans ce contexte d'utilisation, le cachet électronique préserve la propriété intellectuelle, notamment dans le cadre de projets de co-création en protégeant chaque acteur. Les entreprises sécurisent leurs actifs financiers et intellectuels ainsi que leurs procédés de fabrication respectifs. Garantissant l'origine et l'intégrité de documents sensibles (brevets, dépôts de brevets, documents de conformité ou techniques dans le cadre de cycles de production industriel), le cachet constitue un élément de preuve permettant de vérifier à tout moment que les documents sont bien issus de l'entreprise depuis une date certaine.
Enfin, l'autre sujet sensible réside dans la réputation d'une entreprise. Dans ce cadre, le cachet électronique protège efficacement un document pour assurer qu'il ne puisse, lors de sa publication, être modifié à des fins diffamatoires. Le document original cacheté permet en outre à l'entreprise de disposer d'un référentiel certifié et de maîtriser pleinement ses communications et les risques de fraude documentaire.