De nombreux chefs d'entreprise ont du mal à suivre leurs finances, mais c'est l'un des domaines les plus importants, car le cash-flow est l'élément vital de l'entreprise. De petites erreurs et un manque de connaissances et de ressources peuvent être coûteux et problématiques.
Nous avons sélectionné certains des éléments les plus importants à prendre en compte et nous vous fournissons ces conseils et ressources.
Trouvez la meilleure coopérative de crédit locale
Étant donné qu'elles sont souvent disposées à accorder des prêts, trouver une coopérative de crédit qui comprend les besoins de votre entreprise peut être très utile. Il existe de nombreux outils en ligne pour trouver des coopératives de crédit sur la base de critères précis. De nombreuses coopératives de crédit locales exigent l'adhésion à une organisation affiliée, souvent indiquée sur leur site web, mais les coûts d'adhésion sont généralement minimes et en valent la peine. Voici quelques outils pour commencer : Trouver une coopérative de crédit, Coopératives de crédit en ligne, Association nationale des coopératives de crédit.
Trouvez un mentor de confiance
L'accès à une aide gratuite est à portée de clic, avec des sites qui aident à mettre en relation les entrepreneurs avec des mentors répondant à leurs besoins. L'aide d'un mentor pour la mise en place d'un financement peut s'avérer précieuse si la personne est digne de confiance. Trouvez une association, qui donne accès à des conseillers d'entreprise à plein temps dans tout le pays, souvent d'anciens entrepreneurs ou des diplômés du MBA. Parmi les autres sites permettant de trouver des mentors, citons SCORE (affilié à la Small Business Administration), iMantri et MicroMentor.
Choisissez le bon logiciel de comptabilité
Bien que les logiciels soient un pilier de la finance des petites entreprises, il n'est pas facile de faire le tri parmi des dizaines de choix, car il existe peut-être de meilleures options pour vos besoins spécifiques que le populaire programme QuickBooks et les progiciels connexes. Trouver un logiciel de comptabilité est un outil gratuit qui permet de trouver exactement la bonne solution grâce à un questionnaire détaillé. TaxSites fournit de nombreuses ressources, notamment une liste de logiciels pour les petites entreprises.
Envisagez d'engager un comptable
Un bon comptable de confiance peut s'occuper de toutes les tâches banales qui vont de pair avec le maintien des finances sur la bonne voie. Assurez-vous de bien comprendre les différents types de comptables et comment éviter la fraude. Un test gratuit d'embauche d'un comptable (à faire par les candidats à l'embauche) peut être demandé.
Accélérer les flux de trésorerie grâce aux systèmes de paiement mobile
Les systèmes de paiement mobiles peuvent permettre une acceptation plus rapide et plus facile des paiements de produits et de services. Un système appelé GoPayment d’Intuit permet d'accepter les paiements par téléphone portable et peut télécharger directement les données dans QuickBooks. Pour surveiller les transactions, les utilisateurs peuvent accéder au Merchant Service Center en ligne d'Intuit pour rechercher, visualiser et créer des rapports.
Examinez la possibilité d'affacturage des créances
Le financement des créances permet le paiement immédiat des factures plutôt que d'attendre 30 jours ou plus et d'immobiliser ainsi le fonds de roulement. Les services d'affacturage avancent le montant de la facture moins un "rabais", ou frais (des avances de 80 à 90 % sont courantes), et offrent un "rabais" lorsque les factures sont payées - le montant dépend du temps que met le client à payer. Le service Factoring fournit un répertoire des facteurs spécialisés dans les petites entreprises. Les entreprises peuvent être mises en relation avec les facteurs les plus appropriés auprès de l'International Factoring Association, BuyerZone et Resource Nation.
Connaissez vos responsabilités
Veillez à ce que chacun soit conscient de ses responsabilités financières. Qui assure le suivi des dépenses ? Les faites-vous séparément et combinées à la fin du mois, ou les enregistrez-vous au fur et à mesure ? Qui assure le suivi des factures, prépare la déclaration d'impôt, classe les comptes ? Si vous avez différentes équipes, qui reçoit un budget et qui s'assure qu'elles le respectent ? Pour les petites entreprises où les personnes assument souvent plusieurs rôles, il est essentiel de savoir qui est responsable de ce qui est essentiel pour s'organiser.
Comprendre et mesurer le capital par rapport aux coûts opérationnels
L'objectif est souvent de faire baisser les totaux du côté des coûts d'investissement dans le tableur et de passer au côté opérationnel de l'équation. Les coûts d'exploitation ne nécessitent pas de calculs d'amortissement complexes et sont plus faciles à ajuster d'une année sur l'autre. L'externalisation est un moyen d'y parvenir car elle se situe du côté des coûts d'exploitation et permet de libérer des liquidités en ne les liant pas à des investissements en capital (tels que l'infrastructure informatique, les serveurs, etc.) ou à des tâches comme la chasse aux têtes et la gestion des salaires.
Mesurer l'impact sur les résultats en examinant le budget des services d'une année sur l'autre
Les coûts de fourniture d'un service augmentent-ils, restent-ils les mêmes ou diminuent-ils ? Calculez le coût de la prestation de services spécifiques à l'entreprise, tels que le recrutement, la gestion des salaires ou des avantages sociaux. La compréhension du coût des services offre à l'entreprise une excellente vue d'ensemble des projets et des tâches, du temps qu'il faut réellement pour les réaliser et, par conséquent, de leur coût. Si vous voulez réduire le budget, il existe des chiffres difficiles à utiliser qui montrent exactement l'impact sur la quantité et la qualité du service si les ressources sont réduites.
Prendre de bonnes décisions
Si vous suivez ces étapes, vous saurez où doivent être les finances de votre entreprise, où elles se trouvent et ce qui est à votre disposition. Vous serez alors en mesure de prendre des décisions rapides et éclairées pour votre entreprise, ce qui vous aidera à éviter les problèmes et à maximiser les opportunités.