2020, qui a été marquée par de longues périodes de confinement et de télé-travail, s'est terminée sur une note positive avec l'annonce d'un vaccin, et pourtant...En 2021, avec la perspective d'une troisième vague et l'apparition de variants qui ne laissent rien présager de bon, les entreprises n'ont guère de répit et ont tout intérêt à accélérer l'usage des processus de digitalisation.
Dans cette optique, alors que la crise a considérablement touché les entreprises (grands groupes, ETI, PME, TPE : personne n'a été épargné) , et a mis en évidence leur besoin urgent de se digitaliser, l'Etat met en oeuvre depuis plusieurs mois des plans ambitieux pour accompagner les structures les plus fragiles dans leur transition numérique.
Ainsi, la dématérialisation est aujourd'hui une étape beaucoup plus simple à aborder, quelle que soit la taille de l'entreprise, grâce aux acteurs du numérique qui ont simplifié leurs offres. Les TPE/ PME notamment disposent de solutions accessibles sans contrainte de taille et à des budgets abordables. Encore faut-il bien appréhender la numérisation de son entreprise.
Voici comment mettre en place son projet de dématérialisation efficacement pour continuer à résister.
Comprendre les bénéfices concrets de la dématérialisation
Dématérialiser c'est gagner sur tous les tableaux. Les gains en temps et en argent ne sont pas des moindres, et permettent une optimisation du temps de travail de l'employé, par un glissement sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
En effet, dématérialiser permet d'avoir une démarche RSE et d'aller plus vite sur de nombreux points :
- la recherche des fichiers numérisés ;
- la signature électronique ;
- la gestion du courrier en situation de télétravail ;
- Sécurisation des données automatisées (plus de risque de perte ou de destruction) ;
- Un archivage intelligent,
- Etc
Passons maintenant au gain économique, deuxième bénéfice principal qui justifie la mise en place d'un tel système. La liste des économies est longue et couvre tous les aspects de l'activité professionnelle :
- Les coûts de traitement des documents ;
- Le temps de mise à disposition ;
- Les coûts d'éditique et de distribution ;
- Les coûts de mise sous pli et d'affranchissement des envois postaux.
Une évolution qui doit se faire dans le respect des législations en vigueurs
Ces dernières années ont connu une accélération des normes et législations à prendre en compte lors d'un projet de dématérialisation. Il est donc impératif, pour une transition idéale, de se familiariser avec la législation en vigueur selon le service et les documents concernés. En effet, les règles diffèrent selon qu'il s'agit du service RH, commercial ou encore comptable par exemple.
La dématérialisation au sein du service Facturation/Comptabilité :
Le plus souvent, il s'agit d'automatiser le traitement des factures. Cependant il faut bien noter que :
- L'e-facture n'est pas un email , mais une facture envoyée et reçue par une application numérique sécurisée accompagnée d'une preuve de réception.
- Destruction possible du papier : les factures sur support papier peuvent être numérisées, indexées avec signature électronique RGS en vue de leur conservation en archivage unique qui garantit que l'information est fiable.
- Facture avec une signature qualifiée RGS** : la facture PDF seule suffit pour l'Administration fiscal - article 220.
À noter : depuis le 1er janvier 2017 la Loi Macron impose la facture électronique vers l'ETAT via le portail Chorus Pro.
Si votre dématérialisation concerne les RH, attention :
Depuis 2009 déjà, le Code du travail prévoit que la remise de la fiche de paie aux salariés peut s'effectuer par voie électronique, sous plusieurs conditions :
- Article L3243-2 : Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes, une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l'accord préalable du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données (signature RGS**).
- Article L3243-4 : L'employeur conserve un double des paies des salariés pendant minimum cinq ans.
Les précisions de la loi El Khomri en 2017 :
La remise des bulletins de paie sous forme électronique est possible, dans un coffre personnel lié au salarié pour une durée de 50 ans ou 69+6ans, avec l'accord préalable du salarié depuis le 1er janvier 2017 à condition :
- De pouvoir identifier (signature électronique) l 'émetteur (l'entreprise) du bulletin de paye, afin d'éviter la fraude ;
- D'utiliser des formats lisibles et pérennes (PDF) ;
- Ne pas l'envoyer par e-mail en fichier attaché , afin d'éviter tout risque lié à la sécurité (interception, modification, falsification etc.) ;
- Tracer par un accusé de réception la bonne personne au bon moment.
Le Contrat en ligne nécessite identification certaine et intégrité
La non répudiation d'un contrat, c'est proposer un faisceau de preuves non contestable, face à un juge pour garantir l'identité des personnes & l'intégrité des contrats, via des certificats de signature électronique qui permettent d'identifier de façon certaine les signataires.
L'ajout de texte avec une imititation de signature ou de paraphes apportent simplement une touche esthétique au document.
L'important, c'est que les certificats de signature soient reconnus automatiquement par Adobe. L'identification d'un destinataire en dehors de son email et de son numéro de portable doit comme pour une signature en face à face, se faire via une identification personnelle d'une institution reconnue (CNI, numéro de sécurité sociale, ...).
Ces informations doivent ensuite se retrouver dans le certificat de signature afin que le faisceau de preuves soit non contestable.
Il faut aussi que la solution autorise des personnes qui vont pouvoir valider les documents sans les signer et d'autres qui seront simplement informées en fin de transaction, avec bien évidement une traçabilité sur l'ensemble des acteurs.
Enfin toutes ces actions doivent être traitées via un horodatage certifié.
Loin d'être dédiées à une élite, les solutions de dématérialisation se sont démocratisées, elles connaissent un certain succès ces dernières années, au regard de leur intérêt : RSE, économique, pratique … Et revêtent aujourd'hui une dimension vitale, quelle que soit la taille de son entreprise. Plus qu'un luxe, elles sont incontournables pour résister à une situation de crise inédite, mais doit s'accompagner d'une réflexion et prise en compte de contrainte légales bien réelles.