La crise sanitaire a amené les entreprises à restructurer leur fonctionnement pour maintenir leur compétitivité. Elles ont ainsi accru leurs demandes vers le « tout numérique », tous secteurs d'activités confondus, pour accroitre leur agilité, leur capacité d'innovation, soutenir les ressources à distance, mais aussi et surtout pour améliorer l'expérience client. Cet afflux soudain les a poussées à prendre des initiatives fortes en matière d'hyperautomatisation.
Selon Gartner, ce marché devrait atteindre 596 milliards de dollars au niveau mondial en 2022. Ce concept implique la combinaison de plusieurs logiciels et outils d'automatisation pour effectuer des tâches, notamment celle de la contractualisation, dont certaines étapes clés doivent avoir une valeur légale : garantie de la date et de l'heure, de l'origine d'un document officiel, ou encore garanties juridiques spécifiques lorsqu'il s'agit d'une transaction entre différentes parties. C'est ici que les services de confiance prennent tout leur sens. A la fois sécurisés, rapides et simples à intégrer au sein d'un processus automatisé, ils garantissent une valeur légale aux transactions numériques en toute sécurité.
L'hyperautomatisation, une combinaison d'outils perfectionnés
L'hyperautomatisation résulte de la mise en œuvre de différents outils : Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning (ML), logiciels de gestion d'entreprise intelligent (iBPMS), intelligence artificielle (IA)… Grâce à eux, les entreprises sont capables de prendre des décisions plus pertinentes et d'automatiser la gestion des transactions associées.
Afin de garantir la valeur juridique d'une transaction, l'automatisation des processus numériques passe notamment par l'étape de l'intégration et de l'usage des services de confiance. Concrètement, il s'agit pour une entreprise d'intégrer la signature électronique, l'horodatage ou le cachet électronique à ses processus automatisés tout en combinant les technologies évoquées précédemment. Les services de confiance garantissent la valeur juridique d'une transaction et sont aujourd'hui incontournables dans bon nombre de processus métiers.
Les services de confiance sécurisent les transactions au sein des processus automatisés
La montée en puissance de l'hyperautomatisation est propice au développement des services de confiance qualifiés selon le règlement européen eIDAS, au premier rang desquels figure la signature électronique. Elle accélè re, simplifie et sécurise le processus de contractualisation, tout en garantissant une expérience utilisateur optimale . Facile à intégrer via API, elle permet d'automatiser l'étape de contractualisation. Ainsi, dans un processus de gestion de la relation client proposant un service d'assistance en ligne via un chatbot et intégrant de l'IA pour résoudre pertinemment d'éventuels problèmes, elle permet d'engager, in fine, une prestation payante avec la signature d'un devis et des conditions générales de vente (CGV) afin de recueillir le consentement du client, garantir l'intégrité des documents et l'identification des signataires, sécurisant ainsi la transaction.
S'agissant d'un processus de gestion, le cachet électronique permet aux entreprises d'automatiser la gestion des factures client et fournisseur, d'optimiser la gestion de l'écosystème fournisseurs, notamment la gestion des contrats fournisseurs, des factures entrantes, ou encore l'approbation des audits réalisés chez les fournisseurs. Dans le cas de la dématérialisation de factures entrantes au format papier, le cachet électronique dématérialise les factures fournisseurs dans le respect de la loi française qui oblige à conserver une copie fiable numérisée, cachetée et horodatée. L'horodatage permet quant à lui de dater les opérations de numérisation des factures papier et de garantir l'intégrité des documents numérisés dans le cadre d'un processus de copie fiable. A la clé : une économie significative des achats indirects (suppression des frais d'impression et postaux), diminution des délais de paiement, optimisation de l'archivage et enfin réduction de l'empreinte environnementale.
Les services de confiance sont tout aussi efficaces au sein de processus RH ou juridiques grâce à leur capacité à sécuriser et à fluidifier les échanges dématérialisés. Ainsi, intégrée à un logiciel métier (SIRH, CRM, GED, Contratech…), la signature électronique automatise l'étape de signature des documents liés à la vie de l'entreprise.
La nécessité de combiner gains de productivité et maîtrise des risques juridiques
Pour réussir un projet d'automatisation globale à l'échelle d'une société, trois critères prédominent : l'adhésion de la direction, une gouvernance forte et le soutien des métiers. Si les différents services de l'entreprise s'accordent sur les bénéfices d'une telle démarche, les attentes ne sont pas toujours similaires. Ainsi, les directions métiers privilégient le gain de temps, l'expérience utilisateur et le respect des bonnes pratiques (métier), tandis que les DSI mettent davantage l'accent sur l'amélioration des KPIs. Or, il apparait nécessaire d'aligner les besoins au sein de l'entreprise. Si l'automatisation des processus métier permet aux entreprises d'accroître leur productivité, l'enjeu est bien d'améliorer la qualité en maîtrisant les risques associés. Les services de confiance s'inscrivent parfaitement dans cette démarche dans la mesure où ils confèrent une valeur juridique aux transactions, apportant ainsi la sécurité réglementaire indispensable aux différentes fonctions de l'entreprise.
Vers un nouveau paradigme hyperautomatisé
L'hyperautomatisation est une démarche qui s'inscrit dans la durée, et ce, dans le cadre d'un programme de transformation digitale pensé à l'échelle de toute une organisation. Dans ce contexte, deux critères sont essentiels : une architecture globale garantissant un ROI significatif et l'accompagnement des acteurs. S'agissant d'un projet d'intégration de signature électronique permettant d'automatiser l'ensemble d'un processus métier, l'expertise d'un Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS est indispensable. Celui-ci doit en effet apporter une vision d'ensemble au projet intégrant la bonne compréhension des différents besoins métier ainsi que les dimensions techniques, juridiques et fonctionnelles. Autrement dit, un accompagnement global. L'hyperautomatisation, dès lors que ses processus respectent le cadre juridique grâce aux services de confiance, devient un ingrédient clé de la compétitivité des entreprises : l'optimisation des processus qu'elle engendre devrait ainsi leur permettre de réduire en moyenne de 30% leurs coûts opérationnels d'ici 2024.
