L’ère de la révolution numérique impose à toutes entreprises en pleine métamorphose digitale d’adopter des solutions de gestion électroniques des documents. Il y a peu, la gestion électronique des documents (GED) était considérée comme une simple numérisation. Aujourd’hui, elle a pu se faire une place sous le soleil, au point où les solutions GED poussent de partout. Mais, qu’est-ce que la GED ? Quelles sont les meilleures solutions GED sur le marché ? Réponses dans les détails dans cet article.
Qu’est-ce que la GED ?
Allons un peu à l’origine pour comprendre que c’est en 1985 que la GED a commencé par s’ébruiter. La gestion électronique des documents est un processus informatique dont le but est l’organisation et gestion des fichiers électroniques d’une entreprise. Le rôle de cet outil est de numériser, d’archiver et d’assurer la traçabilité de tous les documents d’une entreprise comme :
• Les bulletins de salaire électronique ;
• Les factures ;
• Les bons de commande, etc.
Pourquoi adopter une solution GED ?
Beaucoup de raisons peuvent expliquer l’adoption des solutions GED. Prenons le cas d’un simple déménagement par exemple. Lorsque vous quittez votre ancien emplacement pour un nouveau local, vous devez vous arranger pour réserver le moins d’espace possible aux papiers.
Une forte croissance des flux de données et d’informations à traiter est aussi une raison qui incite à mettre en place une GED. En effet, la GED est la solution idéale pour contrôler efficacement le flux de données afin d’éviter les débordements.
Enfin, le coût de la vie est aussi une raison qui justifie la GED. Non seulement cet outil permet à votre entreprise de faire des économies, mais aussi de participer au développement durable.
Quelles sont les meilleures solutions de gestion électronique des documents ?
Aujourd’hui sur le marché, il existe de nombreuses solutions GED qui permettent de répondre efficacement à l’ensemble des problèmes de votre entreprise. Malheureusement, elles ne sont pas toutes efficaces. Mais, tenez-vous tranquille. Nous avons déniché pour vous les trois (3) meilleures solutions de gestion électronique des documents.
Zeendoc
Avant de commencer, il est utile de rappeler que Zeendoc est un logiciel de GED français de la tête aux pieds. Ce logiciel vous simplifie la tâche en vous permettant de retrouver, diffuser, ou de rechercher une information en quelques secondes. Et tout ceci, grâce à un outil de Zeendoc très intuitif appelé la solution SAAS Zeendoc.
Avec Zeendoc, c’est l’assurance d’une information bien structurée, gage d’une bonne productivité.
DocuWare
DocuWare est un logiciel de GED de référence connu sur l’échiquier international.
Rappelons d’abord que ce logiciel est disponible en 18 langues différentes. Il fait partie des meilleurs outils de GED qui entendent répondre sans faute aux besoins des entreprises.
DocuWare a préconfiguré ces workflows pour chaque service :
• Vente ;
• Comptabilité ;
• Ressources humaines ; etc.
Cette préconfiguration vient à point nommé et en fait une solution à toutes les entreprises (PME ou ETI).
Outmind
Rapide et simple, Outmind est une solution GED qui se met en place avec une facilité. Sa particularité vient du fait qu’elle peut se connecter à toutes vos applications existantes comme emails, Dropbox, Sharepoint, etc. En plus de cela, elle vous aide dans la gestion de toutes vos données. Son moteur de recherche (Entreprise search) est très puissant.
En conclusion, contrairement aux systèmes classiques de gestion des documents, les solutions GED présentent de grands atouts. Grâce aux solutions GED, vous pouvez à présent faire des économies sur le coût et les impressions des documents papier.