L’achat de fourniture de bureau constitue une opération très délicate qui intervient de façon périodique. Dans une entreprise, les gestionnaires en ressources matérielles sont chargés de leur bonne utilisation et leur approvisionnement.
Quand devriez-vous acheter de nouvelles fournitures de bureau pour votre entreprise ?
Vous souhaitez renouveler les fournitures de bureau de votre entreprise ? Il est important de passer vos commandes auprès de fournisseurs expérimentés tel que JPG.FR. Des livraisons à temps, des garanties, avec des articles aux meilleurs prix pour la plus grande satisfaction des clients. Vous voulez avoir des articles de première qualité ? Alors faites vos commandes chez des fournisseurs crédibles. Vous allez sans doute apprécier leur professionnalisme et leur respect de toutes les procédures qui mènent à la livraison.
Économiser tout en s’approvisionnant
Avec des budgets parfois très serrés, il peut s’avérer compliqué de se réapprovisionner en fournitures de bureau. Par conséquent, cette tâche est quelques fois reléguée au second plan quitte à voir les articles de bureau s’user ou se détériorer complètement. Cette situation peut avoir pour résultat le ralentissement de l’activité. Le travailleur a donc besoin certaines fois de quelques astuces santé pour maintenir la forme. Néanmoins, il existe la possibilité d’économiser en faisant des achats des équipements de bureau. Cela constitue une véritable bouffée d’oxygène pour les entreprises. Il faut connaître des fournisseurs crédibles et adopter les bonnes habitudes.
Il est important déjà de faire une gestion optimale et efficiente des matériels, mobiliers et articles administratifs à disposition et de veiller à leur bonne utilisation. Par exemple, il peut être demandé aux employés de remplir des fiches précisant leurs besoins avant d’être servis.
Économiser sur l’achat fourniture de bureau passe aussi par le respect strict des différentes étapes de la procédure. Celle-ci part de l’identification et du recensement des besoins, à l’appel d’offre et au choix d’un ou plusieurs fournisseurs avec qui rentrer en négociation. Il est conseillé d’acheter de manière groupée les articles de bureau de tous les services afin de bénéficier des possibilités de réduction.
Il reste une autre possibilité de gagner quelques sous en commandant vos fournitures de bureau. Plusieurs fournisseurs proposent des articles de bureau d’occasion tout à fait neufs ou en assez bonne état. Vous pouvez aussi d’échanger vos vieux mobiliers ou matériels informatiques contre des neufs en ajoutant une certaine somme.
Comment procéder à l’inventaire de vos fournitures de bureau
Afin de faire des achats qui répondent efficacement aux attentes et d’éviter les ruptures de stock, il est important de savoir ce dont on a besoin. Un inventaire s’impose donc. Ce dernier permet d’avoir une vue détaillée des différents produits disponibles et ceux manquants.
Pour un bon inventaire, il faut :
- faire un point détaillé et précis de la fourniture de bureau disponible afin d’éviter de les dupliquer et de mieux répartir les stocks ;
- profiter pour faire de nouveaux rangements et classer les produits par catégorie ;
- créer un fichier Excel pour faciliter votre inventaire et faciliter sa mise à jour. Ce fichier va enregistrer toutes les entrées et les sorties ; de quoi prévenir les ruptures de stocks,
Pour que l’exécution de tâches ne soit pas perturbée, les chargés des ressources matérielles doivent veiller au bon état des articles de bureau.
Quel budget pour vos équipements de bureau?
Les plus grosses dépenses pour s’équiper sont faites souvent à la création de l’entreprise. Car, Il faut tout acheter : mobilier (chaise, table, armoire), matériel (tableau d’affichage, luminaires) et fournitures (classeur, cartouches d’encre, papier). La majeure partie dudit budget va au mobilier de bureau. Cependant, lors d'un renouvellement des fournitures de bureau, ce budget peut connaître une baisse sensible. Toutefois, il faut garder en mémoire que les tarifs des fournitures de bureau diffèrent d’un fournisseur à un autre.
Acheter des équipements de bureau est obligatoire pour toute entreprise surtout en début d’existence. Il faut aussi s’activer à entretenir mobiliers, matériels et fournitures administratives disponibles. L'achat de nouvelles fournitures doit être fait après un inventaire retraçant strictement les produits non disponibles.