Si les particuliers n’en ont aucune utilité et que la majorité des employés ne sont pas au courant de leur existence, les logiciels de paie sont un rouage fondamental du fonctionnement d’une entreprise. Ils facilitent la vie du service comptabilité, mais ont un autre intérêt : celui de permettre une gestion de la paie respectant toujours la réglementation en vigueur.
Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?
Comme son nom l’indique, le logiciel de paie permet de gérer la paie des salariés. Il est très utile afin de ne pas se tromper dans le montant des salaires, les heures supplémentaires à payer ou encore les congés acquis… et, depuis la mise en place du prélèvement à la source, il permet également de gérer ce nouveau système de paiement des impôts automatisé. Le service comptabilité ne peut pas fonctionner sans un tel logiciel, surtout à partir du moment où l’entreprise compte plusieurs salariés.
Il suffit de voir les logiciels de paie (https://www.apogea.fr/votre-besoin/logiciels-paie/) disponibles sur le marché, leur nombre et les différentes options qu’ils proposent pour comprendre qu’ils sont aujourd’hui un outil indispensable pour l’entreprise qui ne peut se permettre de faire des erreurs lors de la paie. Le cas échéant elle pourrait entre en conflit avec son salarié et risque une procédure aux Prud’hommes dans le cas où une solution amiable n’est pas trouvée.
La conformité de la gestion des paies
Les logiciels de paie, outre simplifier la procédure de paiement des salariés et donc permettre de réaliser des économies d’échelle au niveau de l’organisation de l’entreprise, permettent surtout d’être toujours conformes à la réglementation en vigueur. Les logiciels, s’ils sont mis à jour régulièrement, appliquent automatiquement tous les changements qui peuvent être décidés par le régulateur : nouveau format de fiche de paie, baisse des taux d’imposition ou de charges, primes…
Et, bien évidemment, de gérer le changement du taux d’imposition auquel est soumis le salarié qui peut à tout moment, sur le site des impôts, déclarer une nouvelle situation familiale et personnelle qui peut influencer son taux d’imposition et que l’entreprise doit appliquer dans un délai court.
Quels types de logiciels de paie ?
Si le choix du logiciel de paie doit être réalisé d’un commun accord entre la DSI et le service comptabilité, chacun ayant ses problématiques, deux grandes familles se divisent le marché : les logiciels sur poste et ceux en « Software as a service » (Saas).
Le premier est un investissement plus élevé puisqu’il s’agit d’acheter un logiciel pour l’utiliser dans son entreprise. Cette dernière n’est alors plus dépendante d’un prestataire, sauf pour ce qui est du service technique du logiciel en lui-même, et du service après-vente.
Dans un système Saas, au contraire, le logiciel n’est pas installé sur un poste de l’entreprise, mais cette dernière s’y connecte à distance : le prestataire dispose généralement d’un service Cloud auquel il donne accès à ses clients. Dans ce cas, c’est un abonnement annuel ou mensuel que l’entreprise paye.
Chacune des solutions a ses avantages et ses inconvénients, votre DSI ou bien un spécialiste dans la vente de logiciels de paie pourra vous conseiller sur la meilleure solution en fonction de vos besoins.