Gérer les Achats n’est pas un long fleuve tranquille. Les évolutions technologiques toujours plus rapides, le contexte économique mouvant, la transformation digitale et les exigences croissantes des clients en matière de durabilité et de qualité ont rendu les Achats aussi complexes que stratégiques. Entre les idées reçues qui ont la vie dure, le manque de leadership encore trop souvent constaté, l’obsolescence de certains SI, comment les équipes Achats peuvent-elles relever ces défis qui affectent durablement leur fonction ?
Les incontournables pour digitaliser avec succès son processus achat
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Published on 18 novembre 2024 4h00
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Réponse : grâce à la digitalisation des Achats. Voici les clés pour réussir la digitalisation de ses Achats et se positionner comme le partenaire incontournable des équipes métiers.
7 bonnes raisons de passer à l’action
La digitalisation des achats se définit comme le processus visant à utiliser des technologies numériques pour automatiser, rationaliser et optimiser les différentes étapes du processus Achats au sein de votre entreprise. Source de gain de temps et de fiabilisation de la data, la digitalisation des Achats vous permet de :
- Renforcer la motivation des équipes et augmenter la productivité
- Offrir une autonomie contrôlée et gagner en visibilité opérationnelle afin de faciliter l’intégration des achats dans les processus métiers.
- Simplifier le cycle d’achats et fluidifier les échanges avec pour objectif d’améliorer et fluidifier le processus Achats
- Diminuer les risques fournisseurs et respecter la conformité règlementaire avec une visibilité à 360° sur les informations fournisseurs.
- Avoir les moyens de faire respecter les contrats par tous.
- Améliorer les relations fournisseurs et renforcer la confiance
- Avoir de la visibilité sur ses engagements afin de connaître en temps réel et pour chaque fournisseur, les montants engagés et les sommes encore disponibles pour les commandes futures.
Les facteurs clés de succès pour votre projet de digitalisation des Achats
Suivre le bon tempo
La mise en place de la digitalisation marque la 1ère étape de la mise en place d’une politique Achats globale et implique de prioriser les déploiements et le périmètre de la solution digitale selon la maturité Achats de l’organisation.
Déployer une solution à son image
Digitaliser nécessite de se calquer sur les processus et les attentes des utilisateurs et de :
- Déployer une solution Achats « à sa dimension » en phase avec le volume et la maturité des achats dans l’entreprise et surtout en adéquation avec les objectifs fixés,
- Disposer d’une solution personnalisée calquée sur ses pratiques Achats et qui respecte ses contraintes techniques, fonctionnelles et budgétaires et les enjeux de son secteur d’activité,
- Miser sur un outil évolutif et pérenne pour intégrer les derniers usages et technologies et garantir la pérennité de la solution,
- Privilégier l’agilité et l’interopérabilité avec le SI existant,
- Sécuriser le déploiement de la solution avec une approche ultra paramétrable pour réduire les temps de déploiement et limiter les coûts,
- Être accompagné sur le long terme garantir l’adhésion des équipes.
Respecter les indispensables de la gestion de projet
Avant toute chose, il est indispensable de s’assurer d’un vrai leadership sur le sujet de la digitalisation des Achats car le projet aura un impact fort sur le budget, la motivation des équipes, leur productivité, leur crédibilité et la conformité règlementaire.
Autre point clé : embarquer toutes les parties prenantes dans le projet de SI Achats.
Le périmètre de la digitalisation des Achats ne se limite pas au service Achats et a un impact sur les stratégies marketing, commerciale, RSE et QHSE de l’entreprise. Le responsable Achats devra donc trouver un outil et un chef de projet capable de le déployer. Il faut aussi définir très clairement les rôles et responsabilités de chacun dans l’équipe car, outre un sponsor, un chef de projet métier et un expert logiciel, il faudra le soutien de l’éditeur et/ou l’intégrateur de la solution.
Les critères de choix d’un logiciel de digitalisation des achats
Une solution achats pensée comme un vecteur de performance
Le logiciel Achats doit être avant tout capable d’accompagner sa croissance et de renforcer sa performance Achats, quels que soient le secteur d’activité, les enjeux spécifiques à son entreprise, le volume de ses achats ou la taille de son entreprise. Il devra se centrer sur l’expérience utilisateur et une ergonomie intuitive qui facilite la prise en main des fonctionnalités par les équipes Achats qui ainsi rapidement opérationnelles.
Une solution adaptable et ouverte avec une ouverture fonctionnelle large
Le logiciel Achats devra être « compatible » avec tous les ERP et SI et déployé au fur et à mesure de ses besoins. Il doit couvrir l’intégralité du cycle Achats:
- Une gestion des Achats à 360° pour piloter et automatiser l’ensemble des processus au sein du même outil
- La gestion Source to Contract (S2C) pour centraliser les informations au sein d’un référentiel unique partagé avec ses collaborateurs,
- La digitalisation du process d’approvisionnements Procure-to-Pay (P2P)
- La gestion de la relation Fournisseurs (SRM) pour améliorer la communication avec les fournisseurs, consulter facilement les informations fournisseurs et créer vsastratégie d’évaluation fournisseur,
- Le pilotage Achats avec une véritable aide à la décision pour élaborer des plans d’actions et suivre les KPIs avec le tableau de bord achats.
S’assurer de la pérennité et de la fiabilité de l’éditeur avec notamment un point d’attention sur :
- Le niveau d’expertise de l’éditeur dans le domaine des Achats
- Les capacités de déploiement et l’accompagnement sur le long terme
Au-delà de l’automatisation et la fiabilisation des processus : l’enjeu stratégique de la digitalisation des achats
Choisir de digitaliser les Achats ne se limite pas à demander un devis. Il faut vérifier que la solution est alignée avec ses attentes et ses objectifs et ce, sur toute les facettes du projet (fonctionnalités, prix, conseil, etc.). Et surtout, ne jamais oublier que le logiciel est au service des équipes et de son écosystème.
La digitalisation est désormais essentielle pour les équipes et responsables Achats qui souhaitent améliorer leur maturité et leur performance. En automatisant les tâches récurrentes, elle libère du temps pour des activités à forte valeur ajoutée et de créer une stratégie d’achats alignée avec les objectifs de l’entreprise. L’intégration des processus Achats dans le SI de gestion favorise l’alignement avec la Finance, offrant une vision globale de la performance. Elle améliore l’image de l’entreprise en renforçant l’équité, la conformité réglementaire et l’engagement dans les démarches RSE et QHSE. En somme, la digitalisation permet de gagner en performance et de devenir un partenaire métier stratégique.