Automatiser pour ne plus perdre de temps, remédier à la pénurie de talents et augmenter les marges

Il est essentiel de libérer les collaborateurs de ces tâches chronophages, et peu valorisantes. Les technologies actuelles permettent de les automatiser pour laisser les collaborateurs se concentrer sur des activités plus intéressantes.

L'automatisation de la gestion de l'information, également connue sous le nom de Knowledge Work Automation (KWA), s’appuie sur l’intelligence artificielle, l'apprentissage automatique (machine learning), et les grands modèles de langage, pour automatiser tout ce qui ne relève pas de la réflexion. Basée sur l’intelligence artificielle, elle structure l’information et analyse la documentation existante, pour créer et finaliser des documents, des e-mails, des formulaires, par exemple.

Ses principaux champs d’application :

La gestion documentaire (GED) : plus efficace qu’une saisie manuelle, elle permet de gérer l'intégration et la validation des données, d’organiser le stockage, notamment, grâce aux métadonnées.
La gestion de contenu (ECM) : la KWA collecte, retrouve, restitue, et gouverne l’information institutionnelle dans tous les formats. La gestion de contenu gère toutes les phases du cycle de vie des documents, de la création au stockage ou à la suppression.
La gestion des workflows : cette fonctionnalité optimise les procédures opérationnelles d’une entreprise en respectant les bonnes pratiques afin d’augmenter sa productivité, de supprimer les tâches répétitives et d’éliminer les erreurs.
La sécurité et la conformité : vérifier et garantir la conformité réglementaire ainsi que le respect des normes de sécurité peut s’automatiser, avec d’autant plus d’efficacité que les collaborateurs ne sont pas toujours suffisamment formés ou informés des dernières règles qui évoluent rapidement.

Également, la KWA résume les documents dans toutes les langues et rédige du contenu à partir d’échantillons non structurés et d’instructions. En automatisant les processus métier, elle favorise les bonnes pratiques tout en stimulant les compétences professionnelles des collaborateurs. De plus, elle permet d'éliminer près de quatre heures de travail sans valeur ajoutée chaque jour, en automatisant certaines tâches manuelles.

La KWA est l’avenir du travail. Elle augmente la performance des travaux de réflexion et améliore la productivité grâce à l’automatisation des workflows, elle évite les erreurs humaines et fait gagner du temps sur chaque opération.

En conséquence, elle permet d’absorber un volume de travail plus important et constitue ainsi une solution aux pénuries de talents dans certains secteurs.

Remédier à la pénurie de talents, éviter le burn out

Les chefs de projets, les ingénieurs, les comptables, les professions du droit sont confrontées à une charge administrative qui peut être allégée en automatisant la création de documents, préremplis grâce à des connexions entre les logiciels et aux métadonnées.

Alors que ces profils sont difficiles à recruter, la KWA devient une solution pour absorber une partie du travail sans mobiliser les effectifs. Il devient possible de faire plus avec moins de ressources.

Alors que certains professionnels sont submergés par les dossiers et frôlent le burn out, ne voyant pas le bout du tunnel, l’automatisation peut les décharger des tâches rébarbatives et leur permettre de gagner un temps précieux. Ainsi, leurs journées sont plus productives et ils deviennent plus efficaces, épanouis et pertinents dans l'exécution des tâches à forte valeur ajoutée.

Réduire les coûts / Augmenter les marges

L’inflation et la pénurie de talents ont fait progresser les salaires, et les coûts se sont envolés. En parallèle, habitués à l’instantanéité, les clients en demandent toujours plus sans pour autant vouloir mettre le prix.

Grâce à l’automatisation, le travail est réalisé plus vite et plus facilement, ce qui permet de faire baisser les coûts ou d’augmenter les marges, et d’aligner les besoins des clients avec le business model des entreprises.

Dépasser ses limites

En réduisant le nombre de tâches manuelles et routinières, l’automatisation permet aux professionnels non seulement de libérer du temps, mais aussi d’en consacrer davantage à la réflexion, à la création, à l’ingénierie elle-même, à la stratégie.

L’automatisation permet de rentrer dans un cercle vertueux où le professionnel pousse la réflexion un cran plus loin, permettant d’approfondir les sujets, les dossiers, et de mener des investigations qu’il aurait négliger faute de temps.

Ainsi, les réalisations sont plus abouties et peuvent dépasser les attentes. De nouvelles opportunités peuvent apparaître.

Le recul rendu possible par l’automatisation des tâches sans valeur ajoutée permet d’ouvrir les horizons et de permettre aux entreprises de se dépasser, de se réinventer, pour rester en phase avec les attentes du marché tout en permettant à ses collaborateurs de s’épanouir.