Le déménagement d’entreprise demande un planning rigoureux. Que ce soit pour se rapprocher de votre clientèle, s’installer dans des locaux plus spacieux ou favoriser le bien-être au travail, les raisons pour déménager sont multiples. En revanche, réussir à organiser son déménagement sans perturber l’activité professionnelle n’est pas toujours évident.
Découvrez les différentes étapes à considérer pour mener à bien votre projet de déménagement d’entreprise.
Le choix de vos locaux ne doit pas être pris à la légère. Cette décision aura un impact direct sur le bien-être de vos collaborateurs ainsi que sur l'image de votre entreprise. Avant d'annoncer officiellement votre déménagement, il faut bien choisir vos nouveaux locaux. L'annonce aux collaborateurs sera d'autant plus constructive en les informant sur la nouvelle adresse, les nouveaux espaces, le nombre de bureaux, etc.
Etablissez une liste complète de vos besoins en termes de :
Pour ce faire, vous pouvez consulter des agences spécialisées, solliciter votre réseau professionnel ou mener des recherches en ligne pour identifier les offres disponibles. Une fois que vous avez présélectionné quelques adresses, prenez le temps de les visiter.
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Nous vous recommandons d’opter pour le week-end pour minimiser l'impact sur l'activité quotidienne de votre entreprise. Si un déménagement en semaine est inévitable, envisagez une semaine de télétravail afin de réduire les perturbations. Veillez également à vérifier auprès de votre commune s'il y des événements ou des travaux susceptibles de perturber la circulation le jour de votre déménagement sont prévus.
Nous vous conseillons de prévoir une marge de quelques jours entre la libération des anciens locaux et votre déménagement dans les nouveaux.
Pour bien organiser votre déménagement, pensez à établir un rétro-planning. Notez les dates importantes comme le jour de la signature du bail, la date à partir de laquelle vous pouvez accéder aux nouveaux locaux, ou encore celle à laquelle vous devez quitter vos anciens bureaux.
Le rétro-planning doit inclure les tâches importantes, telles que :
Veillez à prévoir suffisamment de temps pour chaque tâche.
La transparence vis-à-vis de vos collaborateurs est indispensable lors d'un déménagement d'entreprise. Assurez-vous que vos équipes soient informées et qu’ils comprennent les raisons du déménagement. Certains salariés pourraient se sentir frustrés, surtout si leur trajet domicile-travail se trouve rallongé.
Respectez les clauses contractuelles et les éventuelles obligations légales concernant la mobilité de vos salariés. Si des ajustements dans les contrats de travail sont nécessaires, assurez-vous de les traiter conformément à la réglementation en vigueur.
Si vous quittez des locaux loués, respectez le préavis stipulé dans le bail commercial. Informez votre bailleur de votre intention de quitter les locaux dans les délais requis. Pour ce faire, vous pouvez le prévenir par lettre recommandée ou par acte d'huissier.
Le choix des prestataires est tout aussi important. Pour le transport des biens de votre entreprise, faites appel à une entreprise spécialisée en déménagement. Ses équipes de professionnels sauront prendre soin de votre matériel. En plus, leur check-list vous permettra de ne rien oublier.
N’oubliez pas de demander des devis auprès de plusieurs prestataires pour évaluer le coût de votre déménagement. Comparez leurs offres en termes de coûts, d'assurance, et d’autres services. Assurez-vous que la société de déménagement soit suffisamment équipée pour gérer le démontage, l'emballage, le transport et le réassemblage de votre matériel en toute sécurité.
De même, si vos nouveaux locaux nécessitent des travaux d’aménagement avant votre installation, mieux vaut faire appel à un architecte d'intérieur.
Veillez à utiliser des boîtes solides pour protéger vos biens et étiquetez-les clairement pour faciliter le déballage. Enfin, pensez à mobiliser une équipe chargée du nettoyage des anciens locaux après votre déménagement. Cela vous permettra de les remettre en état et de respecter vos obligations vis-à-vis du propriétaire.
Ainsi, la logistique du déménagement ne doit pas être prise à la légère. Elle nécessite une bonne préparation pour garantir que tout se passe sans encombre.
Assurez-vous que toutes vos données soient correctement sauvegardées et stockées pendant votre déménagement. Cela garantira la continuité de vos opérations une fois installé dans les nouveaux locaux.
Une fois tous les biens de votre entreprise transférés dans le nouveau lieu, l'installation commence. Cette phase facilite grandement votre transition et minimise l'interruption de votre activité.
En premier lieu, déterminez où chaque équipement doit être placé. Cela accélère le processus d'installation et permet à vos employés de se familiariser avec les nouveaux locaux.
Enfin, priorisez le confort de vos employés. L'aménagement de votre nouvel espace doit favoriser leur bien-être au travail. Alors, tenez compte de l’ergonomie des postes de travail. Un bon éclairage des locaux est également à considérer.
Enfin, quelques vérifications finales s'imposent. Assurez-vous que toutes les installations techniques sont opérationnelles : téléphone, chauffage, éclairage… Tout doit être mobilisé. Assurez-vous également qu’aucun équipement n'a été endommagé pendant le déménagement. Vérifiez aussi l'acheminement de votre courrier à la nouvelle adresse. Nous vous recommandons d'organiser une réunion avec vos employés pour résoudre tout problème éventuel lié au nouvel environnement de travail.
Enfin, n'oubliez pas de mettre à jour votre adresse sur tous vos supports de communication : site web, documents officiels, cartes de visite... Une fois l’installation finalisée, organisez une soirée d’inauguration de vos nouveaux locaux. C'est l'occasion de renforcer les liens avec votre équipe et de créer des opportunités de réseautage.
En bref, un déménagement réussi contribue à maintenir la productivité de votre entreprise tout en assurant le bien-être de vos collaborateurs. En s’y prenant en avance et en suivant nos conseils, vous pouvez réussir à coup sûr votre déménagement.